Aquesta circular té per objecte recordar la improcedència d'exigir l'aportació de fotocòpies del Document Nacional d'Identitat (DNI) en la tramitació dels processos electorals de la Universitat d'Alacant sempre que s'hi utilitzen els sistemes d'identificació i autenticació d'accés a UACloud i, si escau, els documents que hagen de presentar-se i estar signats (per exemple, en candidatures conjuntes) continguen signatura electrònica dels qui els subscriuen. 

El Reial decret 522/2006, de 28 d'abril, pel qual se suprimeix l'aportació de fotocòpies de documents d'identitat en els procediments administratius de l'Administració General de l'Estat i dels seus organismes públics vinculats o dependents ja estableix, en el seu àmbit d'aplicació, que no s'exigirà l'aportació de fotocòpies del DNI a l'efecte de comprovar les dades d'identificació personal, i preveu mecanismes alternatius de comprovació. Es tracta d'una norma amb més de 20 anys d'existència que, encara que té una aplicació limitada a l'Administració General de l'Estat i els seus organismes públics vinculats o dependents, ha de tenir-se en compte als efectes interpretatius. 

D'altra banda, l'article 53.1d de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques reconeix el dret de les persones interessades a no aportar documents que ja es troben en poder de l'Administració actuant o hagen sigut elaborats per qualsevol altra Administració (conegut també com a dret de "només una vegada"), i en preveu la consulta o l'obtenció per mitjans electrònics en els termes legalment establits. Aquest dret ha sigut desenvolupat àmpliament per l'article 28 de la mateixa Llei 39/2015, especialment quan es tracta de procediments en els quals media sol·licitud de la persona o persones interessades, com és el supòsit en el qual ens ocupa. Aquesta legislació és plenament aplicable a la Universitat d'Alacant per exigència de l'article 100 dels Estatuts de la Universitat, i en aquesta mateixa línia interpretativa existeixen ja nombroses resolucions, com l'Informe 175/2018 de l'AEPD o el document interpretatiu titulat Orientacions per a l'aplicació de la disposició addicional vuitena i la disposició final dotzena de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals, a més de reiterades resolucions sancionadores en aquest sentit. Així mateix, el compliment del dret a no aportar dades i documents, entre els quals clarament es troba la còpia del DNI, i la seua correlativa obligació per a les administracions públiques de garantir-ne el compliment, és un dret que ha transcendit del pla purament teòric i s'ha convertit en una exigència jurisprudencial al més alt nivell, després de la sentència del Tribunal Suprem 118/2023, de 12 de gener, sala contenciosa administrativa, secció cinquena. 

Al seu torn, de conformitat amb el principi de minimització de dades consagrat en l'article 5.1c del Reglament (UE) 2016/679, de 27 d'abril de 2016, general de protecció de dades, únicament han de ser objecte de tractament aquelles dades personals que siguen adequades, pertinents i limitades a allò que siga necessari per a la finalitat perseguida. 

Sobre la base de tot allò exposat anteriorment i a la normativa legal vigent, es considera que l'exigència sistemàtica d'aportar fotocòpies del DNI en la tramitació dels procediments electorals de la Universitat d'Alacant manca de sentit quan les sol·licituds es presenten a través d'UACloud, atès que la identitat de la persona sol·licitant ja queda acreditada mitjançant els mecanismes d'identificació i autenticació de la mateixa plataforma. I, sobretot, si es tracta de sol·licituds conjuntes en les quals hi ha signatures dels membres de la candidatura, i aquestes són electròniques, encara manca de més sentit la sol·licitud de les esmentades còpies del DNI. 

Per tant, aquesta exigència resulta innecessària i contrària als principis de simplificació administrativa i minimització de dades personals, així com al dret de "només una vegada" en requerir documentació addicional que no aporta un valor afegit a l'efecte d'identificació.

El secretari general, Josep Ochoa Monzó

El delegat de protecció de dades, Rubén Martínez Gutiérrez