La presente circular tiene por objeto recordar la improcedencia de exigir la aportación de fotocopias del Documento Nacional de Identidad (DNI) en la tramitación de los procesos electorales de la Universidad de Alicante, siempre que en la tramitación de los mismos se utilicen los sistemas de identificación y autenticación de acceso a UA Cloud, y en su caso, los documentos que deban presentarse e ir firmados (por ejemplo, en candidaturas conjuntas) contengan firma electrónica de quienes los suscriben. 

El Real Decreto 522/2006, de 28 de abril, por el que se suprime la aportación de fotocopias de documentos de identidad en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos vinculados o dependientes, ya establece en su ámbito de aplicación, que no se exigirá la aportación de fotocopias del DNI a efectos de comprobar los datos de identificación personal, previendo mecanismos alternativos de comprobación. Se trata de una norma con más de 20 años de existencia, que aunque tiene una aplicación limitada a la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes, debe tenerse en cuenta a efectos interpretativos. 

Por otra parte, el artículo 53.1.d) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, reconoce el derecho de las personas interesadas a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración (conocido también como derecho de "solo una vez"), previendo su consulta u obtención por medios electrónicos en los términos legalmente establecidos. Este derecho ha sido desarrollado ampliamente por el artículo 28 de la misma Ley 39/2015, especialmente cuando se trata de procedimientos en los que media solicitud de la persona o personas interesadas, como es el supuesto en el que nos ocupa. Esta legislación es plenamente aplicable a la Universidad de Alicante, por exigencia del artículo 100 de los Estatutos de la Universidad, y en esta misma línea interpretativa existen ya numerosas resoluciones, como el Informe 175/2018 de la AEPD o su documento interpretativo titulado "Orientaciones para la aplicación de la Disposición Adicional Octava y la Disposición Final Duodécima de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, además de reiteradas resoluciones sancionadoras en este sentido. Asimismo, el cumplimiento del derecho a no aportar datos y documentos, entre los que claramente se encuentra la copia del DNI, y su correlativa obligación para las Administraciones Públicas de garantizar su cumplimiento, es un derecho que ha trascendido del plano puramente teórico convirtiéndose en una exigencia jurisprudencial al más alto nivel, tras la Sentencia del Tribunal Supremo 118/2023, de 12 de enero, Sala de lo Contencioso-Administrativo, Sección Quinta. 

A su vez, de conformidad con el principio de minimización de datos consagrado en el artículo 5.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos, únicamente deben ser objeto de tratamiento aquellos datos personales que sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad perseguida. 

En base a lo anteriormente expuesto y a la normativa legal vigente, se considera que la exigencia sistemática de aportar fotocopias del DNI en la tramitación de los procedimientos electorales de la Universidad de Alicante carece de sentido cuando las solicitudes se presenten a través de UA Cloud, dado que la identidad de la persona solicitante ya queda acreditada mediante los mecanismos de identificación y autenticación de la propia plataforma. Y, sobre todo, si se trata de solicitudes conjuntas en las que existan firmas de los miembros de la candidatura, y estas sean electrónicas,  aún carece de mayor sentido la solicitud de las citadas copias del DNI. 

Por tanto, dicha exigencia resulta innecesaria y contraria a los principios de simplificación administrativa y minimización de datos personales, así como al derecho de "solo una vez", al requerir documentación adicional que no aporta un valor añadido a efectos de identificación.

El secretario general, Josep Ochoa Monzó

El delegado de protección de datos, Rubén Martínez Gutiérrez