La Universidad de Alicante tiene la obligación de garantizar la exactitud e integridad de los datos y documentos que obren en sus registros, conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos, procedimiento administrativo común y régimen jurídico del sector público.

Dichos datos, documentos y los expedientes en los que se integran, forman parte de los registros de la universidad y se usan, de forma automatizada por lo general, para la expedición de documentos públicos fehacientes, como certificados académicos, certificaciones de servicios prestados, o cualquier otro documento que deba surtir efectos ante terceros.

Cada administración debe mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable. Lo que va unido al hecho de que los expedientes deben tener formato electrónico, por lo que es imprescindible que los documentos utilizados en las actuaciones administrativas (y los datos que contengan) se almacenen por medios electrónicos, para lo que se precisa garantizar su autenticidad e integridad, y que la información de los mismos sea completa, exacta y coherente.

Es competencia de la Gerencia, dirigir y coordinar los servicios administrativos de la Universidad, así como ejercer, por delegación de la rectora, la dirección del personal técnico, de gestión y de administración y servicios.

La Secretaría General, por su parte, tiene como funciones la de expedir certificados y documentos de los actos y acuerdos de la Universidad de Alicante, y la de dirigir el registro y archivo general de la misma. Desde ahí, el certificado administrativo, como documento que da fe de que la información recogida en el mismo acredita fehacientemente hechos u actos, exige una concordancia entre esos hechos, actos o acuerdos que, en su caso, consten en expedientes de la Universidad, para lo que precisa la exactitud de todos los datos que sean necesarios.

Por todo ello, es imprescindible, a fin de garantizar la seguridad jurídica, que la información de identificación de todo el profesorado registrado en la Universidad de Alicante, incluso el no remunerado, esté plenamente contrastada a fin de asegurar la autenticidad y la integridad de los actos que se generen en procedimientos o actuaciones en los que aquellos puedan intervenir, y que se deban certificar.

«No obstante, todo ello se debe hacer con arreglo a los derechos que dimanan de la legislación aplicable en materia de datos personales y, en concreto, del tratamiento de estos por obligación legal, interés público o para el ejercicio de poderes públicos, todo lo cual conlleva ajustar y dejar sin efecto la anterior Instrucción de 23 de marzo de 2026 (BOUA, de 25 de marzo de 2026).»

Por todo ello DISPONEMOS:

Primero. Objeto y ámbito de aplicación

1.      La presente instrucción tiene por objeto establecer el procedimiento a seguir para la tramitación de las solicitudes de alta del profesorado externo o colaborador en la Universidad de Alicante, que no vaya a percibir ninguna cantidad económica como retribución o compensación por su actividad.

2.      La presente instrucción se aplicará a todos los Centros, Departamentos, Institutos Universitarios de Investigación y, en general, a todas las unidades de gestión de la Universidad que requieran la incorporación de este tipo de personal, con independencia del procedimiento de que se trate.

Segundo. Procedimiento de alta

1.      Todas las solicitudes de alta de profesorado externo sin retribución deberán realizarse exclusivamente mediante una solicitud UA, cumplimentada de forma íntegra, y deberá incluir obligatoriamente los siguientes datos personales:

• Apellidos
• Nombre
• Número de Documento de Identidad (DNI/NIE/Pasaporte)
• Correo electrónico personal
• Fecha de nacimiento
• Nacionalidad

El enlace a la solicitud UA es:

https://cvnet.cpd.ua.es/uaSolicitudes/solicitud/539

2.      La universidad de Alicante comprobará la exactitud de los datos aportados por la persona interesada a través de las redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.

3.      En caso de inexactitud entre los datos aportados por la persona solicitante y los datos recabados electrónicamente por la universidad, se podrá requerir la documentación justificativa de los datos aportados en la solicitud inicial.Si una solicitud es incompleta o no se realiza mediante la solicitud UA habilitada al efecto, se requerirá al interesado para que, en un plazo de diez días, lo subsane, con indicación de que, si así no lo hiciera, se le tendrá por desistido de su petición.

4.      En el caso de que la acreditación de la identidad de las personas se haya realizado por otra universidad distinta con carácter previo, bastará con la aportación de los datos establecidos en el apartado segundo punto uno de esta instrucción

Tercero. Publicidad y aplicación

Comuníquese la presente instrucción a las secretarias de los Centros, Departamentos, Institutos Universitarios de Investigación y, en general, a todas las unidades de gestión.

La presente instrucción entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Universidad de Alicante y deja sin efecto la instrucción de 23 de marzo de 2026.

En San Vicente del Raspeig, a 18 de junio de 2026

El secretario general, Josep Ochoa Monzó  

El gerent, Julio García Mora