REGLAMENTO PARA LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA AUTOMATIZADA

EN LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

La Universidad de Alicante ha implantado en los últimos años las herramientas necesarias para permitir la tramitación de expedientes y procedimientos en soporte electrónico, la firma electrónica de documentos y en general el uso de mecanismos de automatización para agilizar la gestión administrativa.

Uno de los mecanismos más potentes para permitir dicha agilización de la gestión administrativa es la actuación administrativa automatizada, reconocida en el artículo 39 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, que establece los requisitos y límites para su aplicación. El artículo 41.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, mantiene exactamente el mismo redactado una vez quede derogada la Ley 11/2007 por la nueva Ley de Procedimiento Administrativo Común (Ley 39/2015).

El presente reglamento pretende regular el uso, en el ámbito de la Universidad de Alicante, de los mecanismos de actuación administrativa automatizada, así como establecer el procedimiento para la aprobación de las especificaciones, los criterios a aplicar, el software necesario y los sistemas de supervisión y mantenimiento de dichos mecanismos.

La posibilidad de que la Administración pueda resolver un procedimiento sin intervención humana tiene un alto potencial de ahorro en recursos públicos y en tiempo. Sin embargo, es importante respetar la salvaguarda de los derechos de la persona administrada que representa el cumplimiento estricto del procedimiento administrativo.

Para mantener las garantías del procedimiento administrativo, se limita el uso de la actuación administrativa automatizada a aquellas actuaciones que:

- O bien constituyan meros actos de constancia, como puede ser la certificación del contenido de las bases de datos de la Universidad o el acuse de recibo de un documento.

- O bien, aun constituyendo actos de voluntad, se fundamenten en la evaluación de un conjunto de criterios plenamente objetivables e identificados públicamente, de tal manera que el sentido de la resolución pueda ser previsto por el usuario o usuaria antes incluso de presentar su solicitud.

Por otra parte, con carácter previo a la puesta en producción del sistema que deba permitir la resolución de un tipo de procedimiento mediante actuación administrativa automatizada, será necesario aprobar reglamentariamente los criterios a aplicar y designar a los órganos responsables de la supervisión del funcionamiento de dicho sistema.

La Norma se estructura en tres títulos y una disposición final.

En el Título Primero, denominado “Disposiciones comunes”, se definen el objeto y ámbito de aplicación de la norma.

El Título Segundo recoge los “Requisitos para la aplicación de actuación administrativa automatizada” definiendo los requisitos organizativos y de procedimiento que deben cumplirse para que un tipo de procedimiento se pueda resolver utilizando estos mecanismos.

En el Título Tercero se aprueba la aplicación de la actuación administrativa automatizada a las primeras tipologías de actuación que la Universidad ya tiene previsto poner en producción a corto plazo.

La Disposición Final única prevé la entrada en vigor de la norma.

TÍTULO I
Disposiciones General es.

Artículo 1. Objeto.

La presente Norma tiene por objeto dar cobertura jurídica al uso de mecanismos de actuación administrativa automatizada en los procedimientos administrativos que se tramiten en la Universidad de Alicante.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

1.- Esta norma será de aplicación a los procedimientos administrativos que se tramiten en el ámbito de la Universidad de Alicante.

2.- Pueden realizarse mediante mecanismos de actuación administrativa automatizada:

a.- Los actos de mera constancia. Se considerará acto de mera constancia el que se limite a certificar hechos o actuaciones que se produzcan en los entornos electrónicos de la Universidad, o a certificar información que conste en los sistemas informáticos de la Universidad, sin generar nuevos derechos u obligaciones para la Universidad o los interesados.

b.- Los actos que se resuelvan atendiendo a criterios objetivos, aprobados reglamentariamente, conocidos públicamente y que se apliquen sobre información que pueda ser conocida previamente por la persona interesada.

3.- Para que un acto pueda realizarse mediante mecanismos de actuación administrativa automatizada, será necesario, así mismo, que se haya aprobado específicamente la aplicación de estos mecanismos a ese acto en concreto, quedando designados los criterios a aplicar, en su caso, y los órganos responsables de su supervisión, según se establece en el artículo 3 de este reglamento.

TÍTULO II
Requisitos para la aplicación de la actuación administrativa automatizada

Artículo 3. Habilitación reglamentaria.

1.- La aplicación de sistemas de actuación administrativa automatizada a un procedimiento administrativo concreto se aprueba mediante el presente reglamento que establece:

a.- El procedimiento, actuación concreta que podrá realizarse por este método y, en su caso, criterios a aplicar.

b.- El órgano de la Universidad que será responsable de diseñar y programar la solución informática que permitirá la actuación administrativa automatizada.

c.- El órgano de la Universidad que será responsable de mantener y supervisar el funcionamiento de la solución.

2.- El órgano de la Universidad ante el cual se podrán impugnar las actuaciones administrativas automatizadas, cuando corresponda, será aquel que tenga atribuidas las competencias para el procedimiento en cuestión.

3.- En el Anexo I de este Reglamento se aprueba la lista de procedimientos sujetos a actuación administrativa automatizada.

Artículo 4. Desarrollo de los procedimientos automatizados

1.- Con carácter previo a la puesta en producción de un sistema de actuación administrativa automatizada, el órgano responsable del diseño de la solución deberá definir los siguientes elementos:

a.- La plataforma o sistema que tramitará el procedimiento.

b.- El canal a través del cual se accederá al mismo.

c.- La manera como se realizarán periódicamente auditorías y revisiones del código utilizado, según se establece en el artículo 7.

d.- Los mecanismos de firma electrónica que se utilizarán, según se establece en el artículo 6.

e.- En caso de que para la actuación afectada sea necesaria la toma de una decisión, deberá establecer también:

i. Los criterios objetivos en base a los cuales se tomará tal decisión.

ii. La manera en la que se llevará a cabo la actualización o revisión de dichos criterios, así como los mecanismos a través de los cuáles se publicará cualquier modificación de los mismos.

iii. Los recursos que se pongan a disposición de las personas interesadas para evaluar si cumplen los requisitos que se establezcan.

2.- La versión más reciente del documento que describa estos elementos estará disponible para su consulta en el entorno de tramitación.

Artículo 5. Acceso a los sistemas de actuación administrativa automatizada

1.- Los usuarios y usuarias podrán acceder a los sistemas de actuación administrativa automatizada a través de la sede electrónica de la Universidad, o a través de cualquier otro medio de tramitación electrónica que la Universidad pueda poner a su disposición en el futuro.

2.- El entorno en el que se despliegue el sistema de actuación administrativa automatizada permitirá la identificación segura de la Universidad mediante un certificado de servidor o de sede electrónica.

3.- En dicho entorno estará también disponible la descripción de cada procedimiento, según establece el artículo 4.2.

Artículo 6. Mecanismos de firma electrónica

1.- La actuación administrativa automatizada se recogerá en todo caso en un documento electrónico que se pondrá a disposición de la persona interesada.

2.- El documento electrónico señalado en el apartado anterior estará firmado con un certificado electrónico de sello de órgano asociado al responsable de la actuación en cuestión o a la Universidad de Alicante.

3.- El documento electrónico incorporará también un Código Seguro de Verificación, que permitirá su impresión en papel con carácter de copia auténtica y su verificación posterior en la sede electrónica de la Universidad.

Artículo 7. Auditoría del sistema

Con una periodicidad mínima bienal, las personas responsables del mantenimiento de la aplicación o, en su caso, el órgano designado en el reglamento que regule la actuación administrativa automatizada, realizarán una auditoría para verificar el correcto funcionamiento del sistema y su actualización tecnológica.

TÍTULO III
Actuaciones sujetas a actuación administrativa automatizada

Artículo 8. Aplicación de la actuación administrativa automatizada a los procedimientos de la Universidad

1.- En aplicación de lo que establece el artículo 3.1 de este Reglamento, se aprueba la aplicación de actuación administrativa automatizada a los procedimientos que se detallan en el Anexo I de este Reglamento, con identificación, para cada uno de ellos, de los órganos responsables de cada aspecto de su tramitación.

2.- El órgano responsable del desarrollo de cada procedimiento se ocupará de publicar en la sede electrónica las características concretas de cada uno a medida que estén disponibles los mecanismos de tramitación.

3.- En el futuro, la Universidad podrá aprobar la aplicación de la actuación administrativa automatizada a otros procedimientos, mediante normas del mismo rango que la presente que modifiquen dicho Anexo.

Disposición Final Única. Entrada en vigor.

Esta norma entrará en vigor al día siguiente a su publicación en el BOUA, una vez aprobada por el Consejo de Gobierno.

Anexo I: Tabla de procedimientos sujetos a Actuación Administrativa Automatizada

Procedimientos del ámbito de Gestión Académica sujetos a Actuación Administrativa Automatizada.

Procedimientos del ámbito de Gestión de Personal sujetos a Actuación Administrativa Automatizada.