REGLAMENT PER A L'ACTUACIÓ ADMINISTRATIVA AUTOMATITZADA

EN LA UNIVERSITAT D'ALACANT

EXPOSICIÓ DE MOTIUS

La Universitat d'Alacant ha implantat els últims anys les eines necessàries per a permetre la tramitació d'expedients i procediments en suport electrònic, la signatura electrònica de documents i, en general , l'ús de mecanismes d'automatització per a agilitar la gestió administrativa.

Un dels mecanismes més potents per a permetre aquesta agilitació de la gestió administrativa és l'actuació administrativa automatitzada, reconeguda en l'article 39 de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, que estableix els requisits i els límits per a aplicar-la. L'article 41.2 de la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic, manté exactament el mateix redactat una vegada quede derogada la Llei 11/2007 per la nova Llei de procediment administratiu comú (Llei 39/2015).

Aquest reglament pretén regular l'ús, en l'àmbit de la Universitat d'Alacant, dels mecanismes d'actuació administrativa automatitzada, així com establir el procediment per a l'aprovació de les especificacions, els criteris a aplicar, el programari necessari i els sistemes de supervisió i manteniment d'aquests mecanismes.

La possibilitat que l'administració puga resoldre un procediment sense intervenció humana té un alt potencial d'estalvi en recursos públics i en temps. No obstant això, és important respectar la salvaguarda dels drets de la persona administrada que representa el compliment estricte del procediment administratiu.

Per a mantenir les garanties del procediment administratiu, es limita l'ús de l'actuació administrativa automatitzada a les actuacions que:

- Constituïsquen mers actes de constància, com pot ser la certificació del contingut de les bases de dades de la Universitat o el justificant de recepció d'un document.

- O bé, encara que constituïsquen actes de voluntat, es fonamenten en l'avaluació d'un conjunt de criteris plenament objectivables i identificats públicament, de manera que el sentit de la resolució el puga preveure l'usuari o usuària abans fins i tot de presentar la seua sol·licitud.

D'altra banda, amb caràcter previ a la posada en producció del sistema que haja de permetre la resolució d'un tipus de procediment mitjançant actuació administrativa automatitzada, caldrà aprovar reglamentàriament els criteris a aplicar i designar els òrgans responsables de la supervisió del funcionament d'aquest sistema.

La norma s'estructura en tres títols i una disposició final.

En el títol primer, denominat “Disposicions comunes”, es defineixen l'objecte i l’àmbit d'aplicació de la norma.

El títol segon arreplega els “Requisits per a l'aplicació d'actuació administrativa automatitzada” i defineix els requisits organitzatius i de procediment que cal complir perquè un tipus de procediment es puga resoldre utilitzant aquests mecanismes.

En el títol tercer s'aprova l'aplicació de l'actuació administrativa automatitzada a les primeres tipologies d'actuació que la Universitat ja té previst posar en producció a curt termini.

La disposició final única preveu l'entrada en vigor de la norma.

TÍTOL I
Disposicions general s

Article 1. Objecte.

L’objectiu d’aquesta norma és donar cobertura jurídica a l'ús de mecanismes d'actuació administrativa automatitzada en els procediments administratius que es tramiten en la Universitat d'Alacant.

Article 2. Àmbit d'aplicació

1.- Aquesta norma serà aplicable als procediments administratius que es tramiten en l'àmbit de la Universitat d'Alacant.

2.- Poden realitzar-se mitjançant mecanismes d'actuació administrativa automatitzada:

a.- Els actes de mera constatació. Es considerarà acte de mera constatació el que es limite a certificar fets o actuacions que es produïsquen en els entorns electrònics de la Universitat, o a certificar informació que conste en els sistemes informàtics de la Universitat, sense generar nous drets o obligacions per a la Universitat o les persones interessades.

b.- Els actes que es resolguen atenent a criteris objectius, aprovats reglamentàriament, coneguts públicament i que s'apliquen sobre informació que puga ser coneguda prèviament per la persona interessada.

3.- Perquè un acte puga realitzar-se mitjançant mecanismes d'actuació administrativa automatitzada, caldrà, així mateix, que s'haja aprovat específicament l'aplicació d'aquests mecanismes a aquest acte en concret, i que queden designats els criteris a aplicar, si escau, i els òrgans responsables de supervisar-lo, segons estableix l'article 3 d'aquest reglament.

TÍTOL II
Requisits per a l'aplicació de l'actuació administrativa automatitzada

Article 3. Habilitació reglamentària

1.- L'aplicació de sistemes d’actuació administrativa automatitzada a un procediment administratiu concret s'aprova mitjançant aquest reglament, que estableix:

a.- El procediment, actuació concreta que podrà realitzar-se per aquest mètode i, si escau, els criteris a aplicar-hi.

b.- L'òrgan de la Universitat que serà responsable de dissenyar i programar la solució informàtica que permetrà l'actuació administrativa automatitzada.

c.- L'òrgan de la Universitat que serà responsable de mantenir i supervisar el funcionament de la solució.

2.- L'òrgan de la Universitat davant el qual es podran impugnar les actuacions administratives automatitzades, quan corresponga, serà el que tinga atribuïdes les competències per al procediment en qüestió.

3.- En l'annex I d'aquest reglament s'aprova la llista de procediments subjectes a actuació administrativa automatitzada.

Article 4. Desenvolupament dels procediments automatitzats

1.- Amb caràcter previ a la posada en producció d'un sistema d'actuació administrativa automatitzada, l'òrgan responsable del disseny de la solució haurà de definir els elements següents:

a.- La plataforma o sistema que tramitarà el procediment.

b.- El canal a través del qual s'hi accedirà.

c.- La manera com es realitzaran periòdicament auditories i revisions del codi utilitzat, segons estableix l'article 7.

d.- Els mecanismes de signatura electrònica que s'hi utilitzaran, segons estableix l'article 6.

e.- En cas que per a l'actuació afectada siga necessària la presa d'una decisió, haurà d'establir també:

i. Els criteris objectius sobre la base dels quals es prendrà tal decisió.

ii. La manera en la qual es durà a terme l'actualització o revisió d’aquests criteris, així com els mecanismes a través dels quals se’n farà pública qualsevol modificació.

iii. Els recursos que es posen a la disposició de les persones interessades per a avaluar si compleixen els requisits que s'hi establisquen.

2.- La versió més recent del document que descriga aquests elements estarà disponible per a ser consultat en l'entorn de tramitació.

Article 5. Accés als sistemes d'actuació administrativa automatitzada

1.- Els usuaris i usuàries podran accedir als sistemes d'actuació administrativa automatitzada a través de la seu electrònica de la Universitat, o a través de qualsevol altre mitjà de tramitació electrònica que la Universitat puga posar a la seua disposició en el futur.

2.- L'entorn en el qual es desplegue el sistema d'actuació administrativa automatitzada permetrà la identificació segura de la Universitat mitjançant un certificat de servidor o de seu electrònica.

3.- En aquest entorn estarà també disponible la descripció de cada procediment, segons estableix l'article 4.2.

Article 6. Mecanismes de signatura electrònica

1.- L'actuació administrativa automatitzada s'arreplegarà en tot cas en un document electrònic que es posarà a la disposició de la persona interessada.

2.- El document electrònic assenyalat en l'apartat anterior estarà signat amb un certificat electrònic de segell d'òrgan associat al responsable de l'actuació en qüestió o a la Universitat d'Alacant.

3.- El document electrònic incorporarà també un codi segur de verificació, que permetrà imprimir-lo en paper amb caràcter de còpia autèntica i verificar-lo posteriorment en la seu electrònica de la Universitat.

Article 7. Auditoria del sistema

Amb una periodicitat mínima biennal, les persones responsables del manteniment de l'aplicació o, si escau, l'òrgan designat en el reglament que regule l'actuació administrativa automatitzada, realitzaran una auditoria per a verificar el correcte funcionament del sistema i l’actualització tecnològica d’aquest.

TÍTOL III
Actuacions subjectes a actuació administrativa automatitzada

Article 8. Aplicació de l'actuació administrativa automatitzada als procediments de la Universitat

1.- En aplicació del que estableix l'article 3.1 d'aquest reglament, s'aprova l'aplicació d'actuació administrativa automatitzada als procediments que es detallen en l'annex I d'aquest reglament, amb identificació, per a cadascun d'aquests procediments, dels òrgans responsables de cada aspecte de la seua tramitació.

2.- L'òrgan responsable del desenvolupament de cada procediment s'ocuparà de publicar en la seu electrònica les característiques concretes de cadascun a mesura que estiguen disponibles els mecanismes de tramitació.

3.- En el futur, la Universitat podrà aprovar l'aplicació de l'actuació administrativa automatitzada a altres procediments, mitjançant normes del mateix rang que aquesta, que modifiquen aquest annex.

Disposició Final Única. Entrada en vigor.

Aquesta norma entrarà en vigor l'endemà de ser publicada en el BOUA, una vegada aprovada pel Consell de Govern.

Annex I: Taula de procediments subjectes a actuació administrativa automatitzada

Procediments de l'àmbit de gestió acadèmica subjectes a actuació administrativa automatitzada.

Procediments de l'àmbit de gestió de personal subjectes a actuació administrativa automatitzada.