Acuerdo del Consejo de Gobierno de la Universidad de Alicante aprobado por unanimidad en la sesión ordinaria de 30 de marzo de 2023.

REGLAMENTO POR EL QUE SE CREA Y REGULA EL CANAL DE DENUNCIAS INTERNAS ANTIFRAUDE DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE

Preámbulo

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, tiene por finalidad otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea a través de los procedimientos previstos en la misma. También tiene como finalidad el fortalecimiento de la cultura de la información, de las infraestructuras de integridad de las organizaciones y el fomento de la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público, todo ello en línea con la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019.

La Universidad de Alicante crea y regula un canal de denuncias internas como vía directa para la comunicación de sospechas de fraude o situaciones irregulares. Dicho canal será accesible a través del formulario web creado al efecto (https://cvnet.cpd.ua.es/uaSolicitudes/solicitud/?id=154&idioma=es), y será difundido, con carácter general, en distintas páginas web internas de la Universidad que puedan tener relación con asuntos económicos, disciplinarios, así como Boletines informativos y campañas en redes sociales.

El Plan Antifraude de la Universidad de Alicante, aprobado por acuerdo del Consejo de Gobierno de fecha 30 de junio de 2022, establece, en su apartado 4.4. la constitución de un canal de denuncias en la Universidad de Alicante como vía directa para la comunicación de sospechas de fraude o situaciones irregulares.

En consecuencia, la Universidad de Alicante habilita el canal de denuncias a través del cual cualquier persona podrá notificar las sospechas de fraude y las presuntas irregularidades de las que tenga conocimiento, y que se regirá por la presente normativa.

Se respetará el anonimato y la protección de datos personales. En este sentido se protegerá la identidad de los denunciantes mediante cauces de comunicación encriptados y/o que disocien la identidad de la persona denunciante.

En cualquier caso, las medidas necesarias para garantizar el anonimato de la persona denunciante abarcarán tanto la fase de tratamiento de los hechos denunciados como, en su caso, la tramitación del procedimiento a que diera lugar. Por otra parte, además del canal de denuncias internas, se atenderán las denuncias presentadas por cualquiera de los canales existentes en la Universidad.

Artículo 1. Objeto.

La presente normativa tiene por objeto regular y dotar de contenido el Canal de Denuncias internas de la Universidad de Alicante, estableciendo el procedimiento de comunicación de cualquier hecho o conducta irregular, ilícito producido en el seno de la organización, así como prever y proteger los derechos y garantías de todos los sujetos intervinientes en el procedimiento de denuncia y posterior investigación.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

La presente normativa es aplicable a toda la comunidad universitaria que denuncie o sea denunciada por un presunto hecho o conducta irregular, ilícito, empleando para ello el Canal de Denuncias u otros establecidos para el mismo fin.

Artículo 3. Principios rectores del Canal de Denuncias internas de la Universidad de Alicante

El Canal de Denuncias de la Universidad de Alicante se rige por los siguientes principios:

1.    Principio de buena fe: las personas que informan deben actuar de buena fe y no realizar acusaciones falsas a través de este medio. El personal que deliberadamente haga declaraciones falsas, engañosas o de mala fe, podrá ser objeto de la responsabilidad civil, penal o administrativa que corresponda de acuerdo con la legislación vigente.

2.    Principio de prohibición de represalias contra la persona denunciante: La Universidad de Alicante adoptará las medidas necesarias para prohibir todas las formas de represalias contra las personas denunciantes incluidas las amenazas de represalias y las tentativas de represalia

3.    Principio de confidencialidad: Se adoptarán las medidas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a todas las personas afectadas por la información suministrada en las comunicaciones del Canal de Denuncias. La identidad de la persona que informa será confidencial en todas las etapas del proceso de investigación y resolución de la denuncia, por lo que no se divulgará a terceros ni, por tanto, a la persona denunciada. Sin perjuicio de lo anterior y en el marco de la normativa vigente, los datos de la persona que informa y del resto de intervinientes podrán ser objeto de comunicación a los juzgados o tribunales, al Ministerio Fiscal, a las fuerzas y cuerpos de seguridad del estado y al resto de autoridades competentes cuando resulte necesario para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan como consecuencia de las investigaciones llevadas a cabo con motivo de las comunicaciones formuladas.

4.    Principio de presunción de inocencia y de defensa: la Universidad de Alicante velará por los derechos de presunción de inocencia y de defensa, garantizando en todo momento los derechos de las personas denunciadas a defenderse de cualquier acusación que se dirija contra ella con las máximas garantías legales

Artículo 4. Denuncia.

1. Tendrá la consideración de denuncia la puesta en conocimiento a través del Canal de uno o varios hechos o conductas irregulares, ilícitos a través del formulario web habilitado al efecto en la Universidad de Alicante (https://cvnet.cpd.ua.es/uaSolicitudes/solicitud/?id=154&idioma=es).

2. No es necesaria la identificación de la persona denunciante, aunque dispondrá de dicha posibilidad debiendo hacer constar en el formulario de denuncias nombre y apellidos, NIF, NIE o pasaporte y al menos un medio de contacto, correo electrónico, sin perjuicio del cumplimiento del principio de confidencialidad en el procedimiento.

3. Las denuncias que se remitan deberán contener la siguiente información:

3.1 - Descripción de los hechos de la forma más concreta y detallada posible y la fecha aproximada en la que los hechos se produjeron.

3.2 - Identificación, siempre que sea posible, de las personas que hubieran participado en los hechos.

3.3 - Indicación de los procesos, convocatorias o expedientes afectados por la presunta irregularidad.

3.4 - En su caso, el órgano o entidad responsable de la gestión de los procedimientos en los que se hayan producido las conductas o hechos denunciados y los órganos y entidades a los que, adicionalmente y en su caso, se hubiera remitido la información.

3.5 -  Cualquier documentación, evidencia, información o elemento de prueba que facilite la verificación de los hechos denunciados y la realización de las actuaciones que correspondan en relación con los mismos.

Artículo 5. Obligaciones de la persona denunciante.

1. Las personas que hagan uso del Canal interno de Denuncias deben tener indicios razonables o suficientes sobre la certeza de la información que comuniquen, no pudiendo formularse denuncias genéricas, de mala fe o con abuso de derecho.

2. Las personas denunciantes están obligadas a describir de la manera más detallada posible los hechos o conductas que comuniquen y deben proporcionar toda la documentación disponible sobre la situación descrita o indicios objetivos para obtener las pruebas.

3. La persona denunciante se hace responsable de la conservación, con las debidas precauciones de seguridad, del código alfanumérico que identifica su denuncia y que le permite interactuar con la Universidad de Alicante en el marco del procedimiento de tramitación de la denuncia y adicionar información relevante.

Artículo 6. Derechos de la persona denunciada.

1. La persona denunciada tiene derecho a conocer la existencia de la denuncia. La Universidad de Alicante informará de la existencia de una denuncia a la persona o personas denunciadas en el plazo máximo de 7 días naturales desde su recepción.

2. En el caso de que la denuncia acabe siendo archivada, bien por no haberse constatado que los hechos descritos hayan ocurrido, bien por no tratarse de hechos irregulares o ilícitos, la persona denunciada tendrá derecho a que así conste en el oportuno expediente y registro de denuncias.

3. La protección de datos de las personas denunciadas y de cualquier tercero mencionado en la denuncia estará protegida y será garantizada en el tratamiento de sus datos, que estará basado en el interés legítimo perseguido por la Universidad de Alicante, como responsable del tratamiento, de mantener un canal de denuncia de irregularidades.

Artículo 7. Ubicación y contenido del canal de denuncias.

1. El canal interno de denuncias se encontrará ubicado en la siguiente dirección electrónica de la Universidad de Alicante https://cvnet.cpd.ua.es/uaSolicitudes/solicitud/?id=154&idioma=es y consistirá en un formulario web.

2. Además del canal principal, se atenderán las denuncias presentadas por cualquiera de los medios existentes en la Universidad. El personal que recepcione, a través de estos medios, cualquier comunicación que pueda tener la consideración de denuncia, deberá respetar la confidencialidad de los datos e información recibida y la remitirá con carácter inmediato a la Secretaría de la Comisión Antifraude de la Universidad de Alicante, para su valoración y la adopción de las medidas oportunas.

Artículo 8. Acceso y gestión de la información del canal de denuncias.

A efectos de gestión y mantenimiento del canal de denuncias, a la información recogida a través del mismo únicamente tendrán acceso los miembros de la Comisión Antifraude, que deberán respetar en todo momento la confidencialidad de los datos e información a la que puedan tener acceso.

Artículo 9. Procedimiento de gestión de las denuncias.

1. Recibida la denuncia a través del canal de denuncias interno, se enviará confirmación de su recepción a la persona denunciante en el plazo máximo de 7 días naturales a partir de su recepción.

2. Inicialmente, se analizará la información recibida a efectos de determinar la admisión de la denuncia y el tratamiento que deba darse a la misma, realizando las verificaciones y actuaciones que se consideren necesarias.

A tales efectos, se podrá solicitar la documentación o información adicional que estime oportuno, tanto a la persona que haya denunciado los hechos como a las áreas o servicios que pudieran disponer de ella o que pudieran resultar afectados.

3. No se dará curso a las denuncias recibidas en los siguientes supuestos:

- Cuando los hechos denunciados no correspondan al ámbito de actuación de la Universidad de Alicante.

- Cuando ya se hubieran archivado otras actuaciones anteriores sobre los mismos hechos o similares, sin que se aporte ningún otro elemento relevante adicional.

- Cuando la escasez de la información remitida, la descripción excesivamente genérica o inconcreta de los hechos o la falta de elementos de prueba suministrados no permitan realizar una verificación adecuada de la información recibida.

- Cuando la información recibida fuera manifiestamente infundada o las conductas o hechos denunciados se fundamenten únicamente en opiniones.

-  Cuando realizado el análisis oportuno a los efectos de admisión de la denuncia e inicio de las correspondientes actuaciones de investigación se concluya, de forma motivada, que los hechos denunciados no son constitutivos de fraude ni irregularidad.

4. En el caso de que la denuncia no se admitiera a trámite, por cualquiera de las causas indicadas anteriormente, la inadmisión deberá ser motivada e implicará la devolución y archivo de la denuncia, informando de esta circunstancia a la persona denunciante que podrá solicitar su revisión ante el rector o rectora de la Universidad de Alicante.

5. La instrucción se iniciará solicitando información a los órganos, unidades o personas implicadas en los hechos denunciados, recopilando toda la información que se requiera para poder efectuar una primera valoración del caso, así como de posibles antecedentes o indicadores que puedan resultar de interés, con los límites que pudiera tener, en su caso, determinada información confidencial.

Durante la instrucción del procedimiento, se podrá requerir asesoramiento sobre cualquier aspecto que guarde relación con el caso objeto de investigación. A estos efectos, se podrá recurrir a servicios especializados, internos o externos, garantizando la confidencialidad de los datos de la persona denunciante y de las demás personas que se mencione en la denuncia.

En el proceso de recopilación de información, que deberá desarrollarse con la máxima rapidez, confidencialidad, sigilo y participación de todas las personas implicadas, podrá ser necesario entrevistar al personal afectado, testigos u otro personal de interés, si los hubiere. En todo caso, la indagación acerca de la denuncia debe ser desarrollada con el máximo respeto a los derechos de cada una de las partes afectadas.

6. Las actuaciones se extenderán por un periodo máximo de tres meses desde el acuse de recibo, que podría ampliarse a seis cuando sea necesario debido a circunstancias específicas del caso, en particular la naturaleza y la complejidad del objeto de la comunicación, que puedan justificar esta ampliación

7. Si del contenido de la denuncia o de lo actuado en el procedimiento se desprendiera que la persona que remitió la información pudiera haber actuado de mala fe o se apreciara intencionalidad en la comunicación de hechos falsos, se promoverán, en su caso, las actuaciones que procedan para la exigencia de posibles responsabilidades, de acuerdo con las disposiciones aplicables.

Artículo 12. Garantía de confidencialidad.

1. Todas las personas intervinientes de manera directa o indirecta en la tramitación de cualquier denuncia recibida, deberán guardar la debida confidencialidad y respecto de cualquier información de la que tengan conocimiento a través de las denuncias recibidas o de los procedimientos iniciados.

2. Salvo cuando la persona denunciante solicite expresamente lo contrario, se guardará total confidencialidad respecto de su identidad, de forma que la misma no será revelada a persona alguna, excepto en los supuestos expresamente contemplados en la presente normativa.

A tal fin, en todas las comunicaciones, actuaciones de verificación o solicitudes de documentación que se lleven a cabo en la tramitación de los expedientes, se omitirán los datos relativos a la identidad de la persona denunciante, así como cualesquiera otros que pudieran conducir total o parcialmente a su identificación.

3. Asimismo, cuando el órgano instructor tuviera que trasladar las actuaciones a otros órganos para que por estos tramiten los procedimientos que correspondan, será de aplicación lo dispuesto en el apartado anterior a la documentación que se remita a esos otros órganos, salvo cuando se trate de órganos jurisdiccionales o del Ministerio Fiscal y la normativa reguladora del procedimiento judicial exija otra cosa. En este último caso, la identidad de la persona informante se comunicará únicamente a las personas u órganos a los que resulte imprescindible.

Artículo 13. Deber de colaboración.

Todos los órganos y entidades que se integran en la Universidad de Alicante, así como el personal a su servicio, con los límites que señale la legislación vigente, tienen el deber de colaboración con los órganos competentes en las actuaciones de investigación de las denuncias en la medida necesaria para la adecuada instrucción de los procedimientos y el cumplimiento de las funciones encomendadas.

Artículo 14. Registro de denuncias.

La Comisión Antifraude llevará el registro de todas las denuncias presentadas. Las denuncias se conservarán únicamente durante el periodo necesario y proporcionado para cumplir con las tareas de comprobación y en su caso, las actuaciones de instrucción que procedan.

Artículo 15. Remisión de informes periódicos.

La Comisión Antifraude remitirá un informe anual al Rector o Rectora de la Universidad de Alicante sobre las denuncias recibidas y el estado o resultado de su tramitación, al objeto del cumplimiento de las funciones encomendadas a la Comisión en el Plan Antifraude de Universidad de Alicante.

Artículo 16. Órgano responsable de la gestión del Canal de Denuncias.

Corresponde a la Secretaría de la Comisión Antifraude, la gestión de las denuncias recibidas a través del Canal de Denuncias interno.

Disposición Adicional.

En todo aquello no previsto en la normativa se estará a lo establecido en la legislación aplicable.

Disposición Final.

La presente normativa entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el BOUA, tras su aprobación por el Consejo de Gobierno.