Acord del Consell de Govern de la Universitat d'Alacant aprovat per unanimitat en la sessió ordinària de 30 de març de 2023.

REGLAMENT PEL QUAL ES CREA I REGULA EL CANAL DE DENÚNCIES INTERNES ANTIFRAU DE LA UNIVERSITAT D'ALACANT

Preàmbul

La Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, té per finalitat atorgar una protecció adequada enfront de les represàlies que puguen patir les persones físiques que informen sobre alguna de les accions o omissions que puguen constituir infraccions del Dret de la Unió Europea a través dels procediments previstos en aquesta. També té com a finalitat l'enfortiment de la cultura de la informació, de les infraestructures d'integritat de les organitzacions i el foment de la cultura de la informació o comunicació com a mecanisme per a prevenir i detectar amenaces a l'interès públic, tot això en línia amb la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell de 23 d'octubre de 2019.

La Universitat d'Alacant crea i regula un canal de denúncies internes com una via directa per a la comunicació de sospites de frau o situacions irregulars. Aquest canal serà accessible a través del formulari web creat a aquest efecte (https://cvnet.cpd.ua.es/uasolicitudes/solicitud/?id=154&idioma=ca), i serà difós, amb caràcter general, en diferents pàgines web internes de la Universitat que puguen tenir relació amb assumptes econòmics, disciplinaris, i també butlletins informatius i campanyes en xarxes socials.

El Pla Antifrau de la Universitat d'Alacant, aprovat per acord del Consell de Govern de data 30 de juny del 2022, estableix, en l'apartat 4.4, la constitució d'un canal de denúncies en la Universitat d'Alacant com a via directa per a la comunicació de sospites de frau o situacions irregulars.

En conseqüència, la Universitat d'Alacant habilita el canal de denúncies a través del qual qualsevol persona podrà notificar les sospites de frau i les presumptes irregularitats de què tinga coneixement, i que es regirà per aquesta normativa.

Es respectarà l'anonimat i la protecció de dades personals. En aquest sentit es protegirà la identitat de les persones denunciants mitjançant vies de comunicació encriptades i/o que dissocien la identitat de la persona denunciant.

En qualsevol cas, les mesures necessàries per a garantir l'anonimat de la persona denunciant abastaran tant la fase de tractament dels fets denunciats com, si escau, la tramitació del procediment a què donara lloc. D'altra banda, a més del canal de denúncies internes, s'atendran les denúncies presentades per qualsevol dels canals existents a la Universitat.

Article 1. Objecte

Aquesta normativa té per objecte regular i dotar de contingut el Canal de Denúncies Internes de la Universitat d'Alacant, i estableix el procediment de comunicació de qualsevol fet o conducta irregular, il·lícit produït en el si de l'organització, com també preveure i protegir els drets i les garanties de tots els subjectes intervinents en el procediment de denúncia i posterior investigació.

Article 2. Àmbit d'aplicació

Aquesta normativa és aplicable a tota la comunitat universitària que denuncie o siga denunciada per un presumpte fet o conducta irregular, il·lícit, que empre per a això el Canal de Denúncies o d'altres establits per a la mateixa finalitat.

Article 3. Principis rectors del Canal de Denúncies internes de la Universitat d'Alacant

El Canal de Denúncies de la Universitat d'Alacant es regeix pels principis següents:

1.    Principi de bona fe: les persones que informen han d'actuar de bona fe i no fer acusacions falses a través d'aquest mitjà. El personal que deliberadament faça declaracions falses, enganyoses o de mala fe, podrà ser objecte de la responsabilitat civil, penal o administrativa que corresponga d'acord amb la legislació vigent.

2.    Principi de prohibició de represàlies contra la persona denunciant. La Universitat d'Alacant adoptarà les mesures necessàries per a prohibir totes les formes de represàlies contra les persones denunciants incloses les amenaces de represàlies i les temptatives de represàlia.

3.    Principi de confidencialitat: S'adoptaran les mesures adequades per a preservar la identitat i garantir la confidencialitat de les dades corresponents a totes les persones afectades per la informació subministrada en les comunicacions del Canal de Denúncies. La identitat de la persona que informa serà confidencial en totes les etapes del procés d'investigació i resolució de la denúncia, per la qual cosa no es divulgarà a tercers ni, per tant, a la persona denunciada. Sense perjudici de l'anterior i en el marc de la normativa vigent, les dades de la persona que informa i de la resta de persones intervinents podran ser objecte de comunicació als jutjats o tribunals, al Ministeri Fiscal, a les forces i cossos de seguretat de l'estat i a la resta d'autoritats competents quan resulte necessari per a la tramitació dels procediments judicials que, si escau, procedisquen a conseqüència de les investigacions dutes a terme amb motiu de les comunicacions formulades.

4.    Principi de presumpció d'innocència i de defensa: la Universitat d'Alacant vetlarà pels drets de presumpció d'innocència i de defensa, i garantirà en tot moment els drets de les persones denunciades a defensar-se de qualsevol acusació que es dirigisca contra aquesta amb les màximes garanties legals

Article 4. Denúncia

1. Tindrà la consideració de denúncia la posada en coneixement a través del Canal d'un fet o diversos o conductes irregulars, il·lícits a través del formulari web habilitat a aquest efecte en la Universitat d'Alacant (https://cvnet.cpd.ua.es/uasolicitudes/solicitud/?id=154&idioma=ca).

2. No és necessària la identificació de la persona denunciant, encara que tindrà aquesta possibilitat i haurà de fer constar en el formulari de denúncies nom i cognoms, NIF, NIE o passaport i almenys un mitjà de contacte, correu electrònic, sense perjudici del compliment del principi de confidencialitat en el procediment.

3. Les denúncies que es remeten hauran de contenir la informació següent:

3.1 - Descripció dels fets de la forma més concreta i detallada possible i la data aproximada en què els fets es van produir.

3.2 - Identificació, sempre que siga possible, de les persones que hagueren participat en els fets.

3.3 - Indicació dels processos, convocatòries o expedients afectats per la presumpta irregularitat.

3.4 - Si escau, l'òrgan o l'entitat responsable de la gestió dels procediments en què s'hagen produït les conductes o els fets denunciats i els òrgans i les entitats a què, addicionalment, si escau, s'haguera remès la informació.

3.5 - Qualsevol documentació, evidència, informació o element de prova que facilite la verificació dels fets denunciats i la realització de les actuacions que corresponguen en relació amb aquests.

Article 5. Obligacions de la persona denunciant

1. Les persones que facen ús del Canal Intern de Denúncies han de tenir indicis raonables o suficients sobre la certesa de la informació que hi comuniquen, no poden formular-se denúncies genèriques, de mala fe o amb abús de dret.

2. Les persones denunciants estan obligades a descriure de la manera més detallada possible els fets o les conductes que comuniquen i han de proporcionar tota la documentació disponible sobre la situació descrita o indicis objectius per a obtenir-ne les proves.

3. La persona denunciant es fa responsable de la conservació, amb les degudes precaucions de seguretat, del codi alfanumèric que identifica la seua denúncia i que li permet interactuar amb la Universitat d'Alacant en el marc del procediment de tramitació de la denúncia i addicionar informació rellevant.

Article 6. Drets de la persona denunciada.

1. La persona denunciada té dret a conèixer l'existència de la denúncia. La Universitat d'Alacant informarà de l'existència d'una denúncia a la persona o les persones denunciades en el termini màxim de 7 dies naturals des de la recepció d'aquesta.

2. En el cas que la denúncia acabe sent arxivada, bé per no haver-se constatat que els fets descrits hagen ocorregut, bé per no tractar-se de fets irregulars o il·lícits, la persona denunciada tindrà dret al fet que així conste en l'expedient oportú i registre de denúncies.

3. La protecció de dades de les persones denunciades i de qualsevol tercera persona esmentada en la denúncia estarà protegida i serà garantida en el tractament de les dades, que estarà basat en l'interès legítim perseguit per la Universitat d'Alacant, com a responsable del tractament, de mantenir un canal de denúncia d'irregularitats.

Article 7. Ubicació i contingut del canal de denúncies

1. El canal intern de denúncies es trobarà situat en l'adreça electrònica següent de la Universitat d'Alacant https://cvnet.cpd.ua.es/uasolicitudes/solicitud/?id=154&idioma=ca i consistirà en un formulari web.

2. A més del canal principal, s'atendran les denúncies presentades per qualsevol dels mitjans que hi ha a la Universitat. El personal que, a través d'aquests mitjans, recepcione qualsevol comunicació que puga tenir la consideració de denúncia, haurà de respectar la confidencialitat de les dades i la informació rebuda i la remetrà amb caràcter immediat a la Secretaria de la Comissió Antifrau de la Universitat d'Alacant, per a la seua valoració i l'adopció de les mesures oportunes.

Article 8. Accés i gestió de la informació del canal de denúncies

A l'efecte de gestió i manteniment del canal de denúncies, a la informació arreplegada a través d'aquest únicament tindran accés els membres de la Comissió Antifrau, que hauran de respectar en tot moment la confidencialitat de les dades i la informació a què puguen tenir accés.

Article 9. Procediment de gestió de les denúncies

1. Rebuda la denúncia a través del canal de denúncies intern, s'enviarà confirmació de la recepció a la persona denunciant en el termini màxim de 7 dies naturals a partir de la recepció.

2. Inicialment, s'analitzarà la informació rebuda a l'efecte de determinar l'admissió de la denúncia i el tractament que haja de donar-s'hi, i es faran les verificacions i les actuacions que es consideren necessàries.

A aquests efectes, es podrà sol·licitar la documentació o informació addicional que estime oportú, tant a la persona que haja denunciat els fets com a les àrees o serveis que pogueren disposar-ne o que pogueren ser afectats.

3. No es donarà curs a les denúncies rebudes en els supòsits següents:

- Quan els fets denunciats no corresponguen a l'àmbit d'actuació de la Universitat d'Alacant.

- Quan ja s'hagueren arxivat altres actuacions anteriors sobre els mateixos fets o similars, sense que s'aporte cap altre element rellevant addicional.

- Quan l'escassetat de la informació remesa, la descripció excessivament genèrica o inconcreta dels fets o la falta d'elements de prova subministrats no permeten fer una verificació adequada de la informació rebuda.

- Quan la informació rebuda fora manifestament infundada o les conductes o fets denunciats es fonamenten únicament en opinions.

- Quan feta l'anàlisi oportuna a l'efecte d'admissió de la denúncia i inici de les actuacions d'investigació corresponents es concloga, de forma motivada, que els fets denunciats no són constitutius de frau ni irregularitat.

4. Si la denúncia no s'admetera a tràmit, per qualsevol de les causes indicades anteriorment, la inadmissió haurà de ser motivada i implicarà la devolució i l'arxivament de la denúncia, i s'informarà d'aquesta circumstància a la persona denunciant que podrà sol·licitar-ne la revisió davant del rector o rectora de la Universitat d'Alacant.

5. La instrucció s'iniciarà sol·licitant informació als òrgans, unitats o persones implicades en els fets denunciats, i es recopilarà tota la informació que es requerisca per a poder fer una primera valoració del cas, com també de possibles antecedents o indicadors que puguen ser d'interès, amb els límits que poguera tenir, si escau, determinada informació confidencial.

Durant la instrucció del procediment, es podrà requerir assessorament sobre qualsevol aspecte que tinga relació amb el cas objecte d'investigació. A aquest efecte, es podrà recórrer a serveis especialitzats, interns o externs, garantint la confidencialitat de les dades de la persona denunciant i de les altres persones que s'esmente en la denúncia.

En el procés de recopilació d'informació, que haurà de desenvolupar-se amb la màxima rapidesa, confidencialitat, sigil i participació de totes les persones implicades, podrà ser necessari entrevistar el personal afectat, testimonis o un altre personal d'interès, si n'hi haguera. En tot cas, la indagació sobre la denúncia ha de ser desenvolupada amb el màxim respecte als drets de cadascuna de les parts afectades.

6. Les actuacions s'estendran per un període màxim de tres mesos des del justificant de recepció, que podria ampliar-se a sis quan siga necessari a causa de circumstàncies específiques del cas, en particular la naturalesa i la complexitat de l'objecte de la comunicació, que puguen justificar aquesta ampliació

7. Si del contingut de la denúncia o del que s'ha actuat en el procediment es desprenguera que la persona que va remetre la informació poguera haver actuat de mala fe o s'apreciara intencionalitat en la comunicació de fets falsos, es promouran, si escau, les actuacions que escaiguen per a l'exigència de possibles responsabilitats, d'acord amb les disposicions aplicables.

Article 12. Garantia de confidencialitat

1. Totes les persones intervinents de manera directa o indirecta en la tramitació de qualsevol denúncia rebuda, hauran de guardar la deguda confidencialitat i respecte de qualsevol informació de què tinguen coneixement a través de les denúncies rebudes o dels procediments iniciats.

2. Excepte quan la persona denunciant sol·licite expressament el contrari, es guardarà total confidencialitat respecte de la seua identitat, de manera que la mateixa no serà revelada a cap persona, excepte en els supòsits expressament previstos en aquesta normativa.

Amb aquesta finalitat, en totes les comunicacions, actuacions de verificació o sol·licituds de documentació que es duguen a terme en la tramitació dels expedients, s'ometran les dades relatives a la identitat de la persona denunciant, així com qualssevol altres que pogueren conduir totalment o parcial a la seua identificació.

3. Així mateix, quan l'òrgan instructor haguera de traslladar les actuacions a altres òrgans perquè per aquests tramiten els procediments que corresponguen, serà aplicable el que disposa l'apartat anterior a la documentació que es remeta a aquests altres òrgans, excepte quan es tracte d'òrgans jurisdiccionals o del Ministeri Fiscal i la normativa reguladora del procediment judicial exigisca una altra cosa. En aquest últim cas, la identitat de la persona informant es comunicarà únicament a les persones o òrgans als quals resulte imprescindible.

Article 13. Deure de col·laboració

Tots els òrgans i entitats que s'integren en la Universitat d'Alacant, com també el personal al seu servei, amb els límits que assenyale la legislació vigent, tenen el deure de col·laboració amb els òrgans competents en les actuacions d'investigació de les denúncies en la mesura necessària per a l'adequada instrucció dels procediments i el compliment de les funcions encomanades.

Article 14. Registre de denúncies

La Comissió Antifrau portarà el registre de totes les denúncies presentades. Les denúncies es conservaran únicament durant el període necessari i proporcionat per a complir amb les tasques de comprovació i si escau, les actuacions d'instrucció que procedisquen.

Article 15. Remissió d'informes periòdics

La Comissió Antifrau remetrà un informe anual al rector o rectora de la Universitat d'Alacant sobre les denúncies rebudes i l'estat o resultat de la tramitació d'aquestes, amb l'objectiu del compliment de les funcions encomanades a la Comissió en el Pla Antifrau d'Universitat d'Alacant.

Article 16. Òrgan responsable de la gestió del Canal de Denúncies

Correspon a la Secretaria de la Comissió Antifrau, la gestió de les denúncies rebudes a través del Canal de Denúncies intern.

Disposició addicional

En tot allò no previst en la normativa s'estarà al que estableix la legislació aplicable.

Disposició final

Aquesta normativa entrarà en vigor l'endemà de la seua publicació en el BOUA, després de la seua aprovació pel Consell de Govern.