REGLAMENTO DE NOTIFICACION ELECTRONICA DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE

EXPOSICION DE MOTIVOS

La Universidad de Alicante ha implantado en los últimos años las herramientas necesarias para permitir la tramitación de expedientes y procedimientos en soporte electrónico, la firma electrónica de documentos y en general el uso de mecanismos de automatización para agilizar la gestión administrativa.

La tramitación electrónica de los procedimientos es particularmente ágil y eficaz si permite incorporar la comunicación con las personas interesadas a través canales electrónicos o telemáticos. La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, regula en los artículos 40 y siguientes los requisitos y mecanismos para la práctica de las notificaciones administrativas y, en particular, el uso de canales telemáticos con este fin.

En el ámbito de la comunidad universitaria, la Universidad de Alicante ha hecho una fuerte apuesta, desde hace años, por el uso de mecanismos de comunicación electrónica. La comunidad universitaria tiene acceso a un entorno de interacción con la Universidad en el que su identidad está acreditada mediante parejas de claves concertadas, y usan dicho entorno de manera regular, con confianza y seguridad. En este ámbito, por tanto, la Universidad quiere seguir apostando por esta herramienta y darle validez administrativa a las comunicaciones que se realizan en este entorno.

En la relación con empresas en el ámbito de la contratación pública, y con todo tipo de entidades a través de convenios u otro tipo de acuerdos bilaterales, la Universidad también quiere potenciar el uso de la notificación electrónica, en aplicación también de lo que establece la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en su artículo 14, sobre la obligatoriedad del canal telemático para determinados sujetos.

El presente reglamento tiene por finalidad, por tanto, establecer los principios en base a los cuáles se usará la comunicación y notificación administrativa en el ámbito de la Universidad.

La Norma se estructura en dos títulos y una disposición final.

En el Título Primero, denominado “Disposiciones comunes”, se definen el objeto y ámbito de aplicación de la norma.

El Título Segundo recoge las reglas básicas para el “Uso de comunicaciones y notificaciones electrónicas” distinguiendo el caso comunicación con miembros de la comunidad universitaria y con otras entidades.

TÍTULO I
Disposiciones General es

Artículo 1. Objeto

La presente norma tiene por objeto dar cobertura jurídica al uso de mecanismos de comunicación y notificación electrónica en los procedimientos administrativos que se tramiten en la Universidad de Alicante.

Artículo 2. Ámbito de aplicación

1. Esta norma será de aplicación a los procedimientos administrativos que se tramiten en el ámbito de la Universidad de Alicante.

2. Desde el punto de vista subjetivo, esta norma aplica de distinta forma a los distintos colectivos con los que se relaciona la Universidad:

a) La norma es de obligado cumplimiento para las personas que integran la comunidad universitaria: alumnado, personal de administración y servicios y personal docente e investigador. Estas personas estarán obligadas a aceptar el uso de comunicaciones y notificaciones electrónicas en los términos que se establecen en el título II.

b) Las empresas que se relacionen con la Universidad de Alicante deberán aceptar que todas las comunicaciones y notificaciones se hagan por vía telemática. En el momento de establecerse la relación, la empresa podrá comunicar los canales a través de los cuales prefiere recibir los avisos relacionados con la puesta a disposición de notificaciones electrónicas, de acuerdo con lo que se establece en el artículo 6.

c) En relación con las entidades que participen en convenios u otro tipo de acuerdos bilaterales con la Universidad, las comunicaciones y notificaciones también se harán por vía telemática, pudiendo la otra parte señalar canales para la recepción de avisos según se establece en el artículo 6.

3. Las personas o entidades no contempladas en ninguno de los epígrafes del apartado anterior podrán solicitar, si así lo desean, comunicarse con la Universidad a través de medios electrónicos.

4. En ningún caso se efectuarán por medios electrónicos las siguientes notificaciones:

a) Aquellas en las que el acto a notificar vaya acompañado de elementos que no sean susceptibles de conversión en formato electrónico.

b) Las que contengan medios de pago a favor de las personas obligadas, tales como cheques.

TÍTULO II
Uso de las comunicaciones y notificaciones electrónicas

Artículo 3. Comunicación electrónica

1. La Universidad de Alicante potenciará el uso de comunicaciones electrónicas, para informar a las personas interesadas de las actuaciones que sean de su interés y para las cuáles la normativa vigente no requiera la práctica de notificación administrativa.

2. Se usará la comunicación electrónica para comunicarse con todos los colectivos identificados en el artículo 2.2 de este Reglamento.

3. El canal preferido de comunicación electrónica con las personas que no formen parte de la comunidad universitaria será el correo electrónico.

4. Para la comunicación con las personas integrantes de la Comunidad Universitaria se utilizará el correo electrónico personal proporcionado por la Universidad de Alicante (@ua.es; @alu.ua.es), complementado con la emisión de avisos y noticias a través de los entornos informáticos de la Universidad y, en particular, el campus virtual UACloud, o la herramienta que en el futuro le pueda sustituir.

Artículo 4. Notificación electrónica

1. La Universidad de Alicante podrá usar mecanismos de notificación electrónica para practicar notificaciones administrativas a los colectivos identificados en el artículo 2, subapartados 2 y 3.

2. La notificación electrónica a personas que no formen parte de la Comunidad Universitaria se practicará utilizando alguno de los buzones de notificación proporcionados por la Administración General del Estado, la Administración Autonómica, empresas de alcance nacional, como la Dirección Electrónica Habilitada gestionada por Correos, o bien el canal propio de la Universidad de Alicante.

3. La notificación electrónica a las personas integrantes de la Comunidad Universitaria se practicará a través de los sistemas de la Universidad, según se describe en el artículo 5 de este Reglamento.

4. En todo caso, los sistemas que se utilicen deberán cumplir con los requisitos que establezca la legislación vigente para la notificación electrónica, y en particular:

a) Acreditar la fecha y hora en que se produce la puesta a disposición de la persona interesada del acto objeto de notificación.

b) Posibilitar el acceso permanente de las personas interesadas a la dirección electrónica correspondiente, a través de una sede electrónica o de cualquier otro modo.

c) Acreditar la fecha y hora de acceso a su contenido.

d) Poseer mecanismos de autenticación para garantizar la exclusividad de su uso y la identidad del usuario o usuaria.

Artículo 5. Notificación electrónica a los miembros de la comunidad universitaria

1. La Universidad desplegará un sistema de notificación electrónica, asociada a los sistemas de información del Campus Virtual UACloud, que cumpla con los requisitos que establezca la legislación vigente, conforme a lo dispuesto en el art. 4.4.

2. El sistema de notificación será accesible mediante el sistema de identificación del Campus Virtual UACloud, consistente en una pareja de claves concertadas.

3. Cuando exista una notificación pendiente de lectura, la persona interesada recibirá un aviso siempre que se identifique en el sistema. Dicho aviso permitirá acceder directamente al buzón de notificaciones.

4. El usuario o usuaria también podrán acceder al buzón de notificaciones a través de los menús del sistema, teniendo acceso a todas las notificaciones que haya recibido en el pasado por este canal.

5. El sistema permitirá dejar constancia del momento en que se carga la notificación, el momento en que el usuario o usuaria reciben el aviso y el momento en que se accede al contenido de la notificación.

6. La notificación se tendrá por practicada cuando la persona usuaria acceda al contenido, o cuando, sin haber accedido, hayan transcurrido diez días naturales desde que fue puesta a disposición.

7. De acuerdo con lo que prevé el artículo 14.2.e) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, el personal de las administraciones públicas está obligado a relacionarse con la Universidad telemáticamente y, por tanto, a aceptar la notificación telemática, en relación con las actuaciones que realicen en su condición de empleados públicos.

8. En ejercicio de la potestad que reconoce el artículo 14.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la Universidad extiende la obligación de aceptar las comunicaciones y notificaciones electrónicas al alumnado, quien dispone de los medios técnicos y los conocimientos necesarios porque le son proporcionados por la Universidad.

Artículo 6. Notificación electrónica a empresas y entidades con quien se relacione la Universidad

Las personas jurídicas están obligadas, en virtud de lo que establece el artículo 14.2.e) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, a aceptar las comunicaciones y notificaciones de la Universidad por canales telemáticos.

Para garantizar la efectividad de las notificaciones practicadas por estos medios, la Universidad ofrecerá a las entidades con las que se relacione un canal a través del cual facilitar los datos sobre la manera como prefieren recibir los avisos de puesta a disposición de las notificaciones, según las tecnologías que en cada momento se prefieran.

Preferiblemente, la designación del medio para recibir los avisos se hará en el momento de establecerse inicialmente la relación con la Universidad:

a) En el caso de licitadores y proveedores, en el momento de la presentación de sus ofertas.

b) En el caso de entidades colaboradoras, en el momento de firmarse el convenio de colaboración.

Disposición Derogatoria Única

Quedan derogadas las normas de igual o inferior rango emanadas del Consejo de Gobierno de la Universidad, en lo que contradigan o se opongan a lo dispuesto en el presente Reglamento.

Queda derogado expresamente el Reglamento de Comunicaciones Electrónicas de la Universidad de Alicante, aprobado por el Consejo de Gobierno el 28 de marzo de 2012.

Disposición Final Única. Entrada en vigor.

Una vez aprobada por el Consejo de Gobierno, la presente normativa entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Universidad de Alicante.