Aprobado por unanimidad por el Consejo de Gobierno de la Universidad de Alicante en la sesión ordinaria del 30 de noviembre de 2022.

REGLAMENTO DE RELACIONES POR MEDIOS ELECTRONICOS DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE

EXPOSICION DE MOTIVOS

La Universidad de Alicante ha implantado en los últimos años las herramientas necesarias para permitir la tramitación de expedientes y procedimientos en soporte electrónico, la firma electrónica de documentos y en general el uso de mecanismos de automatización para agilizar la gestión administrativa y la comunicación electrónica.

En efecto, en el ámbito de la comunidad universitaria, la Universidad de Alicante ha hecho una fuerte apuesta, desde hace años, por el uso de mecanismos de comunicación electrónica. La comunidad universitaria tiene acceso a un entorno de interacción con la Universidad en el que su identidad está acreditada mediante parejas de claves concertadas (usuario y contraseña), y usan dicho entorno de manera regular, con confianza y seguridad. En este ámbito, por tanto, la Universidad quiere seguir apostando por esta herramienta y darle validez administrativa a las comunicaciones que se realizan en este entorno, posibilitando también que la actividad del Registro de la Universidad se centre en las comunicaciones externas, a través del sistema Geiser, y reconduciendo las comunicaciones internas a través de la plataforma de comunicaciones, sin perjuicio del uso del correo electrónico en las condiciones previstas en la presente normativa. Por tanto, con la implantación de esta plataforma de comunicación electrónica, ya no se utilizará el Registro General para las comunicaciones internas ni otro tipo de registros internos de entrada y salida de documentos.

La tramitación electrónica de los procedimientos es particularmente ágil y eficaz si permite incorporar la comunicación con las personas interesadas a través canales electrónicos o telemáticos. La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, regula en los artículos 40 y siguientes los requisitos y mecanismos para la práctica de las notificaciones administrativas y, en particular, el uso de canales telemáticos con este fin. En la relación con empresas en el ámbito de la contratación pública, y con todo tipo de entidades a través de convenios u otro tipo de acuerdos bilaterales, la Universidad también quiere potenciar el uso de la notificación electrónica, en aplicación también de lo que establece la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en su artículo 14, sobre la obligatoriedad del canal telemático para determinados sujetos.

El presente reglamento tiene por finalidad establecer la regulación de las relaciones por medios electrónicos en la Universidad de Alicante, a través del correo electrónico, la comunicación electrónica y la notificación electrónica. Se recogen en un único reglamento estas tres vías de relación por medios electrónicos, con el fin de lograr una simplificación normativa que facilite a la comunidad universitaria el conocimiento y uso de estas herramientas y su completa regulación, sin perjuicio de mantener otras normas relacionadas.

La Norma se estructura en cuatro títulos, una disposición adicional, una disposición derogatoria y una disposición final.

En el Título Primero, denominado "Disposiciones generales", se definen el objeto, los distintos medios electrónicos utilizables y el ámbito de aplicación de la norma.

Los Títulos Segundo, Tercero y Cuarto regulan, respectivamente, el "Correo electrónico", la "Comunicación electrónica" y la "Notificación electrónica", estableciendo los supuestos de utilización de cada uno de ellos, así como su régimen jurídico.

Las disposiciones adicional, derogatoria y final se ocupan de la referencia a las normas relacionadas con el presente Reglamento que continúan en vigor, a las normas que se derogan y a la entrada en vigor de la presente norma, dando un plazo más amplio del habitual para posibilitar la formación y conocimiento de la plataforma de comunicaciones.

TÍTULO I. Disposiciones Generales.

Artículo 1. Objeto.

La presente norma tiene por objeto dar cobertura jurídica al uso de mecanismos para las relaciones por medios electrónicos entre las personas, órganos, unidades, cargos y entidades que se recogen en el artículo 3.

Los mecanismos electrónicos que se regulan en la presente normativa son el correo electrónico, la comunicación electrónica y la notificación electrónica.

Artículo 2. Medios electrónicos.

1.      Las relaciones por medios electrónicos se llevarán a cabo por medio del correo electrónico, la comunicación electrónica y la notificación electrónica, atendiendo al ámbito de aplicación de la norma previsto en el artículo siguiente, y al régimen jurídico de cada uno de estos medios, conforme a su regulación en el presente Reglamento y en otras normas que resulten de aplicación.

2.      Todos los miembros de la Comunidad Universitaria deberán conocer y respetar la Normativa reguladora de los derechos y obligaciones de las personas usuarias de servicios y recursos informáticos de la UA y las Condiciones de uso de los recursos informáticos y de comunicaciones de la UA aprobadas por el Consejo de Gobierno.

Artículo 3. Ámbito de aplicación.

1.      Esta norma será de aplicación a las comunicaciones interpersonales, a las comunicaciones internas entre órganos, cargos y unidades, y a los procedimientos administrativos y otras actuaciones que se realicen por la Universidad de Alicante.

2.      Sus disposiciones son de aplicación:

a.      A todos los órganos y unidades administrativas de la Universidad de Alicante, así como a las entidades creadas por la Universidad de Alicante.

b.      A los miembros de la comunidad universitaria (estudiantado, personal docente e investigador y personal de administración y servicios).

c.       A las personas jurídicas y otras entidades y profesionales obligados a relacionarse de forma electrónica, conforme a lo dispuesto en el art. 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

d.     A las personas físicas que obligatoria o voluntariamente se relacionen por medios electrónicos con la Universidad de Alicante.

3.      Esta norma se aplica a los siguientes medios electrónicos:

a.       Correo electrónico.

b.      Comunicación electrónica.

c.       Notificación electrónica.

TÍTULO II. Correo electrónico.

Artículo 4. Uso del correo electrónico.

1.      El correo electrónico de la Universidad de Alicante es una herramienta de relación por medios electrónicos para su uso por los miembros de la comunidad universitaria entre sí y con personas externas.

2.      Se entiende por correo electrónico de la Universidad de Alicante el proporcionado por la Universidad de Alicante bajo los dominios @ua.es y @alu.ua.es.

3.      La Universidad de Alicante potenciará el uso del correo electrónico, para informar de las actuaciones que sean de interés y para las cuáles la normativa vigente no requiera la práctica de notificación administrativa o comunicación electrónica.

4.      El correo electrónico se utilizará también como mecanismo de aviso para las comunicaciones, notificaciones y demás actuaciones que se deriven de la utilización de los entornos informáticos de la Universidad de Alicante.

Artículo 5. Supuestos excluidos.

1.      El correo electrónico no debe ser utilizado para la tramitación de procedimientos que puedan tener trascendencia jurídica o académica. Los órganos o unidades administrativas destinatarias del correo lo pondrán en conocimiento del remitente derivando al mismo a la utilización de los canales adecuados.

2.      El correo electrónico tampoco debe utilizarse para aquellas relaciones internas por medios electrónicos que, por su naturaleza, deban hacerse por la plataforma de comunicación electrónica, conforme se regula en el Título siguiente.

Artículo 6. Deberes de los usuarios o usuarias.

Todos los usuarios o usuarias del servicio de correo electrónico de la Universidad de Alicante, tanto en sus relaciones internas como externas, deberán conocer y respetar las Condiciones de uso del correo electrónico, aprobadas por el Consejo de Gobierno.

Artículo 7. Listas de distribución.

1.      El uso de las listas de distribución se encuentra regulado en las Condiciones de uso de las listas de distribución de la Universidad de Alicante.

2.      Para facilitar el envío de correos a toda la comunidad universitaria o a un colectivo de la misma, la Universidad de Alicante podrá hacer uso de las listas de distribución institucionales. Estas listas serán administradas por la Oficina de Comunicación, que será la encargada de la difusión de los mensajes.

3.      Otros miembros de la comunidad universitaria podrán tener acceso a listas de distribución para finalidades concretas siempre que se haya desarrollado el procedimiento de solicitud correspondiente ante la Delegación de Protección de Datos, Gerencia y el Servicio de Informática.

TÍTULO III. Comunicación electrónica.

Artículo 8. Uso de la plataforma de comunicación electrónica.

La plataforma de comunicación electrónica se utilizará para el envío de correspondencia interna entre órganos y unidades administrativas de la Universidad de Alicante y entidades creadas por la Universidad, cuando el carácter formal de dicha correspondencia requiera dejar constancia de los escritos o documentos enviados o recibidos, a efectos de control interno de entrada y salida de documentos.

Artículo 9. Supuestos excluidos.

Las personas físicas no pueden utilizar la plataforma de comunicaciones para la gestión o tramitación de asuntos o expedientes propios, debiendo utilizar en tales casos la instancia electrónica genérica o alguno de los trámites electrónicos habilitados en la Sede Electrónica.

Artículo 10. Funcionamiento de la plataforma de comunicación electrónica.

1.      La plataforma de comunicación electrónica es una utilidad integrada en UACloud y para su utilización será necesaria la identificación previa.

2.      La plataforma dispone de los mecanismos necesarios para que tanto quien emita como quien reciba la comunicación puedan conocer la fecha y la hora de disposición y de acceso a la misma.

3.      La plataforma emite avisos automáticos de correo a la persona destinataria de la comunicación, que incluirá un enlace a través del cual se puede acceder directamente al contenido de la comunicación. El acceso a la comunicación también es posible desde el buzón de comunicaciones a través de los menús del sistema, teniendo acceso a todas las comunicaciones que se hayan recibido en el pasado por este canal.

4.      Al tratarse de una plataforma de intercambio de datos y documentos en un entorno cerrado de comunicación, su funcionamiento se rige de conformidad a las previsiones del presente Reglamento y al artículo 44 de la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público. La práctica de la comunicación electrónica se entenderá producida cuando se acceda al contenido de la misma, o si transcurridos cinco días naturales desde su puesta a disposición no ha sido abierta por su destinatario o destinataria.

TÍTULO IV. Notificación electrónica.

Artículo 11. Uso de la notificación electrónica.

1.      La Universidad de Alicante podrá usar mecanismos de notificación electrónica para practicar notificaciones administrativas a los colectivos identificados en los apartados b., c. y d. del artículo 3.2 del presente Reglamento.

2.      La notificación electrónica a personas que no formen parte de la Comunidad Universitaria se practicará utilizando alguno de los buzones de notificación proporcionados por la Administración General del Estado, la Administración Autonómica, empresas de alcance nacional, como la Dirección Electrónica Habilitada gestionada por Correos, o bien el canal propio de la Universidad de Alicante.

3.      La notificación electrónica a las personas integrantes de la Comunidad Universitaria se practicará a través de los sistemas de la Universidad que se describen en el artículo 13 de este Reglamento.

Artículo 12. Requisitos de la notificación electrónica.

Los sistemas de notificación electrónica que se utilicen deberán cumplir con los requisitos que establezca la legislación vigente para la notificación electrónica, y en particular:

a.       Acreditar la fecha y hora en que se produce la puesta a disposición de la persona interesada del acto objeto de notificación.

b.      Posibilitar el acceso permanente de las personas interesadas a la dirección electrónica correspondiente, a través de una sede electrónica o de cualquier otro modo.

c.       Acreditar la fecha y hora de acceso a su contenido.

d.      Poseer mecanismos de autenticación para garantizar la exclusividad de su uso y la identidad del usuario o usuaria.

Artículo 13. Notificación electrónica a los miembros de la comunidad universitaria.

1.      La Universidad desplegará un sistema de notificación electrónica, asociada a los sistemas de información de UACloud, que cumpla con los requisitos que establezca la legislación vigente.

2.      El sistema de notificación será accesible mediante el sistema de identificación de UACloud.

3.      Cuando exista una notificación pendiente de lectura, la persona interesada recibirá un aviso siempre que se identifique en el sistema. Dicho aviso permitirá acceder directamente al buzón de notificaciones.

4.      El usuario o usuaria también podrán acceder al buzón de notificaciones a través de los menús del sistema, teniendo acceso a todas las notificaciones que haya recibido en el pasado por este canal.

5.      El sistema permitirá dejar constancia del momento en que se carga la notificación, el momento en que el usuario o usuaria reciben el aviso y el momento en que se accede al contenido de la notificación.

6.      La notificación se tendrá por practicada cuando la persona usuaria acceda al contenido, o cuando, sin haber accedido, hayan transcurrido diez días naturales desde que fue puesta a disposición.

7.      De acuerdo con lo que prevé el artículo 14.2.e) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, el personal de las administraciones públicas está obligado a relacionarse con la Universidad telemáticamente y, por tanto, a aceptar la notificación telemática, en relación con las actuaciones que realicen en su condición de empleados públicos.

8.      En ejercicio de la potestad que reconoce el artículo 14.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la Universidad extiende la obligación de aceptar las comunicaciones y notificaciones electrónicas al alumnado, quien dispone de los medios técnicos y los conocimientos necesarios, así como en su caso de la asistencia, que le proporciona la Universidad.

Artículo 14. Notificación electrónica a empresas y entidades con quien se relacione la Universidad

Las personas jurídicas están obligadas, en virtud de lo que establece el artículo 14.2. de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, a aceptar las notificaciones de la Universidad por canales telemáticos.

Para garantizar la efectividad de las notificaciones practicadas por estos medios, la Universidad ofrecerá a las entidades con las que se relacione un canal a través del cual facilitar los datos sobre la manera como prefieren recibir los avisos de puesta a disposición de las notificaciones, según las tecnologías que en cada momento se prefieran.

Preferiblemente, la designación del medio para recibir los avisos se hará en el momento de establecerse inicialmente la relación con la Universidad:

a)     En el caso de licitadores y proveedores, en el momento de la presentación de sus ofertas.

b)     En el caso de entidades colaboradoras, en el momento de firmarse el convenio de colaboración.

Disposición Adicional Primera. Con la puesta en marcha de la plataforma de comunicación electrónica, no procederá el uso del Registro General, ni de libros de registro o bases de datos de registros internos de entradas y salidas de documentos para el envío de correspondencia interna entre órganos y unidades de la que se quiera dejar constancia.

Disposición Adicional Segunda. Se mantienen vigentes las siguientes normativas aprobadas por la Universidad de Alicante:

-          Condiciones de uso de los recursos informáticos y de comunicaciones de la Universidad de Alicante.

-          Condiciones de uso de las listas de distribución de la Universidad de Alicante.

-          Condiciones de uso del correo electrónico.

-          Normativa de la Universidad de Alicante para la creación y uso de contraseñas.

-          Normativa reguladora de los derechos y obligaciones de las personas usuarias de servicios y recursos informáticos de la Universidad de Alicante.

La referencia a estas normas contenidas en el presente Reglamento se entenderá siempre hecha a la que esté vigente en relación con la materia o temática si se modificara el título de las referidas normas.

Disposición Derogatoria. Quedan derogadas cuantas normas de igual o inferior rango emanadas del Consejo de Gobierno, regulen, contradigan o se opongan a lo dispuesto en el presente Reglamento.

En particular, queda derogado el Reglamento de Notificación Electrónica de la Universidad de Alicante, aprobado por Consejo de Gobierno de 26 de octubre de 2016.

Disposición final. Una vez aprobado por el Consejo de Gobierno, el presente Reglamento entrará en vigor al mes de su publicación en el Boletín Oficial de la Universidad de Alicante.