REGLAMENT DE NOTIFICACIÓ ELECTRÒNICA DE LA UNIVERSITAT D’ALACANT

EXPOSICIÓ DE MOTIUS

La Universitat d’Alacant ha implantat els últims anys les eines necessàries per a permetre la tramitació d’expedients i procediments en suport electrònic, la signatura electrònica de documents i, en general , l’ús de mecanismes d’automatització per a agilitar la gestió administrativa.

La tramitació electrònica dels procediments és particularment àgil i eficaç si permet incorporar la comunicació amb les persones interessades a través de canals electrònics o telemàtics. La Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, regula en els articles 40 i següents els requisits i mecanismes per a la pràctica de les notificacions administratives i, en particular, l’ús de canals telemàtics a aquest efecte.

En l’àmbit de la comunitat universitària, la Universitat d’Alacant ha fet una forta aposta, des de fa anys, per l’ús de mecanismes de comunicació electrònica. La comunitat universitària té accés a un entorn d’interacció amb la Universitat en el qual la seua identitat està acreditada mitjançant parelles de claus concertades, i usen aquest entorn de manera regular, amb confiança i seguretat. En aquest àmbit, per tant, la Universitat vol continuar apostant per aquesta eina i donar validesa administrativa a les comunicacions que es facen en aquest entorn.

En la relació amb empreses en l’àmbit de la contractació pública, i amb tota mena d’entitats a través de convenis o un altre tipus d’acords bilaterals, la Universitat també vol potenciar l’ús de la notificació electrònica, en aplicació també del que estableix la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, en l’article 14, sobre l’obligatorietat del canal telemàtic para determinats subjectes.

Aquest reglament té per finalitat, per tant, establir els principis sobre la base dels quals s’usarà la comunicació i notificació administrativa en l’àmbit de la Universitat.

La norma s’estructura en dos títols i una disposició final.

En el títol primer, denominat Disposicions comunes, es defineixen l’objectiu i l’àmbit d’aplicació de la norma.

El títol segon recull les regles bàsiques per a l’Ús de comunicacions i notificacions electròniques i distingeix el cas comunicació amb membres de la comunitat universitària i amb altres entitats.

TÍTOL I
Disposicions general s

Article 1. Objectiu

Aquesta norma té per objectiu donar cobertura jurídica a l’ús de mecanismes de comunicació i notificació electrònica en els procediments administratius que es tramiten a la Universitat d’Alacant.

Article 2. Àmbit d’aplicació

1. Aquesta norma serà aplicable als procediments administratius que es tramiten en l’àmbit de la Universitat d’Alacant.

2. Des del punt de vista subjectiu, aquesta norma s’aplica de manera diferent als diferents col·lectius amb els quals es relaciona la Universitat:

a) La norma és d’obligat compliment per a les persones que integren la comunitat universitària: alumnat, personal d’administració i serveis i personal docent i investigador. Aquestes persones estaran obligades a acceptar l’ús de comunicacions i notificacions electròniques en els termes que estableix el títol II.

b) Les empreses que es relacionen amb la Universitat d’Alacant hauran d’acceptar que totes les comunicacions i notificacions es facen per via telemàtica. En el moment d’establir-se la relació, l’empresa podrà comunicar els canals a través dels quals prefereix rebre els avisos relacionats amb la posada a la disposició de notificacions electròniques, d’acord amb el que estableix l’article 6.

c) En relació amb les entitats que participen en convenis o altre tipus d’acords bilaterals amb la Universitat, les comunicacions i notificacions també es faran per via telemàtica, i l’altra part podrà assenyalar canals per a la recepció d’avisos segons estableix l’article 6.

3. Les persones o entitats no incloses en cap dels epígrafs de l’apartat anterior podran sol·licitar, si ho volen, comunicar-se amb la Universitat a través de mitjans electrònics.

4. En cap cas s’efectuaran per mitjans electrònics les notificacions següents:

a) Aquelles en les quals l’acte que es notifica vaja acompanyat d’elements que no siguen susceptibles de conversió en format electrònic.

b) Les que continguen mitjans de pagament a favor de les persones obligades, com ara xecs.

TÍTOL II
Ús de les comunicacions i notificacions electròniques

Article 3. Comunicació electrònica

1. La Universitat d’Alacant potenciarà l’ús de comunicacions electròniques, per a informar les persones interessades de les actuacions que siguen del seu interès i per a les quals la normativa vigent no requerisca la pràctica de notificació administrativa.

2. S’usarà la comunicació electrònica per a comunicar-se amb tots els col·lectius identificats en l’article 2.2 d’aquest reglament.

3. El canal preferit de comunicació electrònica amb les persones que no formen part de la comunitat universitària serà el correu electrònic.

4. Per a la comunicació amb les persones integrants de la comunitat universitària s’utilitzarà el correu electrònic personal proporcionat per la Universitat d’Alacant (@ua.es; @alu.ua.es), complementat amb l’emissió d’avisos i notícies a través dels entorns informàtics de la Universitat i, en particular, el campus virtual UACloud, o l’eina que en el futur el puga substituir.

Article 4. Notificació electrònica

1. La Universitat d’Alacant podrà usar mecanismes de notificació electrònica per a practicar notificacions administratives als col·lectius identificats en l’article 2, subapartats 2 i 3.

2. La notificació electrònica a persones que no formen part de la comunitat universitària es practicarà utilitzant alguna de les bústies de notificació proporcionats per l’administració general de l’estat, l’administració autonòmica, empreses d’abast nacional, com l’adreça electrònica habilitada gestionada per Correus, o bé el canal propi de la Universitat d’Alacant.

3. La notificació electrònica a les persones integrants de la Comunitat Universitària es practicarà a través dels sistemes de la Universitat, segons descriu l’article 5 d’aquest reglament.

4. En tot cas, els sistemes que s’utilitzen hauran de complir amb els requisits que establisca la legislació vigent per a la notificació electrònica, i en particular:

a) Acreditar la data i l’hora en què es produeix la posada a la disposició de la persona interessada de l’acte objecte de notificació.

b) Possibilitar l’accés permanent de les persones interessades a l’adreça electrònica corresponent, a través d’una seu electrònica o de qualsevol altra via.

c) Acreditar la data i hora d’accés al seu contingut.

d) Disposar de mecanismes d’autenticació per a garantir l’exclusivitat del seu ús i la identitat de l’usuari o usuària.

Article 5. Notificació electrònica als membres de la comunitat universitària

1. La Universitat desplegarà un sistema de notificació electrònica, associada als sistemes d’informació del Campus Virtual UACloud, que complisca amb els requisits que establisca la legislació vigent, d’acord amb el que disposa l’art. 4.4.

2. El sistema de notificació serà accessible mitjançant el sistema d’identificació del Campus Virtual UACloud, consistent en una parella de claus concertades.

3. Quan hi haja una notificació pendent de lectura, la persona interessada rebrà un avís sempre que s’identifique en el sistema. Aquest avís permetrà accedir directament a la bústia de notificacions.

4. L’usuari o usuària també podran accedir a la bústia de notificacions a través dels menús del sistema, i tindrà accés a totes les notificacions que haja rebut en el passat per aquest canal.

5. El sistema permetrà deixar constància del moment en què es carrega la notificació, el moment en què l’usuari o usuària rep l’avís i el moment en què s’accedeix al contingut de la notificació.

6. La notificació es tindrà per practicada quan la persona usuària accedisca al contingut, o quan, sense haver-hi accedit, hagen transcorregut deu dies naturals des que va ser posada a disposició.

7. D’acord amb el que preveu l’article 14.2.i) de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques, el personal de les administracions públiques està obligat a relacionar-se amb la Universitat telemàticament i, per tant, a acceptar la notificació telemàtica, en relació amb les actuacions que duguen a terme en la seua condició d’empleats públics.

8. En exercici de la potestat que reconeix l’article 14.3 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques, la Universitat estén l’obligació d’acceptar les comunicacions i notificacions electròniques a l’alumnat, el qual disposa dels mitjans tècnics i els coneixements necessaris perquè li són proporcionats per la Universitat.

Article 6. Notificació electrònica a empreses i entitats amb qui es relacione la Universitat

Les persones jurídiques estan obligades, en virtut del que estableix l’article 14.2.e) de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques, a acceptar les comunicacions i notificacions de la Universitat per canals telemàtics.

Per a garantir l’efectivitat de les notificacions practicades per aquests mitjans, la Universitat oferirà a les entitats amb què es relacione un canal a través del qual puguen facilitar les dades sobre la manera en què prefereixen rebre els avisos de posada a la disposició de les notificacions, segons les tecnologies que més s’estimen en cada moment.

Preferiblement, la designació del mitjà per a rebre els avisos es farà en el moment d’establir-se inicialment la relació amb la Universitat:

a) En el cas de licitadors i proveïdors, en el moment de la presentació de les ofertes.

b) En el cas d’entitats col·laboradores, en el moment de signars el conveni de col·laboració.

Disposició derogatòria única

Queden derogades les normes de rang igual o inferior emanades del Consell de Govern de la Universitat en tot allò que contradiguen el que disposa aquest reglament o s’hi oposen.

Queda derogat expressament el Reglament de comunicacions electròniques de la Universitat d’Alacant, aprovat pel Consell de Govern el 28 de març de 2012.

Disposició final única. Entrada en vigor

Una vegada aprovada pel Consell de Govern, aquesta normativa entrarà en vigor l’endemà de publicar-se en el Butlletí Oficial del a Universitat d’Alacant.