Aprovat per unanimitat pel Consell de Govern de la Universitat d'Alacant en la sessió ordinària del 30 de novembre de 2022. 

REGLAMENT DE RELACIONS PER MITJANS ELECTRÒNICS DE LA UNIVERSITAT D'ALACANT

EXPOSICIÓ DE MOTIUS

La Universitat d'Alacant ha implantat en els últims anys les eines necessàries per a permetre la tramitació d'expedients i procediments en suport electrònic, la signatura electrònica de documents i, en general, l'ús de mecanismes d'automatització per a agilitar la gestió administrativa i la comunicació electrònica.

En efecte, en l'àmbit de la comunitat universitària, la Universitat d'Alacant ha fet una forta aposta, des de fa anys, per l'ús de mecanismes de comunicació electrònica. La comunitat universitària té accés a un entorn d'interacció amb la Universitat en el qual la seua identitat està acreditada mitjançant parelles de claus concertades (usuari i contrasenya), i usen aquest entorn de manera regular, amb confiança i seguretat. En aquest àmbit, per tant, la Universitat vol continuar apostant per aquesta eina i donar validesa administrativa a les comunicacions que es realitzen en aquest entorn, possibilitar també que l'activitat del Registre de la Universitat se centre en les comunicacions externes a través del sistema Geiser i reconduir les comunicacions internes a través de la plataforma de comunicacions, sense perjudici de l'ús del correu electrònic en les condicions previstes en aquesta normativa. Per tant, amb la implantació d'aquesta plataforma de comunicació electrònica, ja no s'utilitzarà el Registre General per a les comunicacions internes ni un altre tipus de registres interns d'entrada i eixida de documents.

La tramitació electrònica dels procediments és particularment àgil i eficaç si permet incorporar la comunicació amb les persones interessades a través de canals electrònics o telemàtics. La Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques regula, en els articles 40 i següents, els requisits i els mecanismes per a la pràctica de les notificacions administratives i, en particular, l'ús de canals telemàtics a aquest efecte. En la relació amb empreses en l'àmbit de la contractació pública, i amb tota mena d'entitats a través de convenis o altre tipus d'acords bilaterals, la Universitat també vol potenciar l'ús de la notificació electrònica en aplicació també del que estableix la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, en l'article 14, sobre l'obligatorietat del canal telemàtic per a determinats subjectes.

Aquest reglament té per finalitat establir la regulació de les relacions per mitjans electrònics en la Universitat d'Alacant a través del correu electrònic, la comunicació electrònica i la notificació electrònica. Es recullen en un únic reglament aquestes tres vies de relació per mitjans electrònics amb la finalitat d'aconseguir una simplificació normativa que facilite a la comunitat universitària el coneixement i l'ús d'aquestes eines i la completa regulació, sense perjudici de mantenir altres normes relacionades.

La norma s'estructura en quatre títols, una disposició addicional, una disposició derogatòria i una disposició final.

En el títol primer, anomenat Disposicions generals, es defineixen l'objecte, els diferents mitjans electrònics utilitzables i l'àmbit d'aplicació de la norma.

Els títols segon, tercer i quart regulen, respectivament, el correu electrònic, la comunicació electrònica i la notificació electrònica, i estableix els supòsits d'utilització de cadascun, com també el règim jurídic.

Les disposicions addicional, derogatòria i final s'ocupen de la referència a les normes relacionades amb aquest reglament que continuen en vigor, les normes que es deroguen i l'entrada en vigor d'aquesta norma, i es dona un termini més ampli de l'habitual per a possibilitar la formació i el coneixement de la plataforma de comunicacions.

TÍTOL I. Disposicions generals

Article 1. Objecte

Aquesta norma té per objecte donar cobertura jurídica a l'ús de mecanismes per a les relacions per mitjans electrònics entre les persones, òrgans, unitats, càrrecs i entitats que es recullen en l'article 3.

Els mecanismes electrònics que es regulen en aquesta normativa són el correu electrònic, la comunicació electrònica i la notificació electrònica.

Article 2. Mitjans electrònics

1.      Les relacions per mitjans electrònics es duran a terme a través del correu electrònic, la comunicació electrònica i la notificació electrònica, atès l'àmbit d'aplicació de la norma previst en l'article següent i el règim jurídic de cadascun d'aquests mitjans, d'acord amb la regulació en aquest reglament i en altres normes que resulten d'aplicació.

2.       Tots els membres de la comunitat universitària hauran de conèixer i respectar la Normativa reguladora dels drets i obligacions de les persones usuàries de serveis i recursos informàtics de la UA i les Condicions d'ús dels recursos informàtics i de comunicacions de la UA aprovades pel Consell de Govern.

Article 3. Àmbit d'aplicació

1.      Aquesta norma serà aplicable a les comunicacions interpersonals, a les comunicacions internes entre òrgans, càrrecs i unitats, i als procediments administratius i altres actuacions que es realitzen per la Universitat d'Alacant.

2.      Les disposicions són aplicables:

a.      A tots els òrgans i unitats administratives de la Universitat d'Alacant, com també a les entitats creades per la Universitat d'Alacant.

b.      Als membres de la comunitat universitària (estudiantat, personal docent i investigador i personal d'administració i serveis).

c.       A les persones jurídiques i altres entitats i professionals obligats a relacionar-se de manera electrònica, d'acord amb el que disposa l'art. 14.2 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

d.     A les persones físiques que obligatòriament o voluntàriament es relacionen per mitjans electrònics amb la Universitat d'Alacant.

3. Aquesta norma s'aplica als mitjans electrònics següents:

a.       Correu electrònic.

b.      Comunicació electrònica.

c.       Notificació electrònica.

TÍTOL II. Correu electrònic

Article 4. Ús del correu electrònic

1.      El correu electrònic de la Universitat d'Alacant és una eina de relació per mitjans electrònics per a l'ús per part dels membres de la comunitat universitària entre si i amb persones externes.

2.      S'entén per correu electrònic de la Universitat d'Alacant el proporcionat per la Universitat d'Alacant sota els dominis @ua.es i @alu.ua.es.

3.      La Universitat d'Alacant potenciarà l'ús del correu electrònic per a informar de les actuacions que siguen d'interès i per a les quals la normativa vigent no requerisca la pràctica de notificació administrativa o comunicació electrònica.

4.      El correu electrònic s'utilitzarà també com a mecanisme d'avís per a les comunicacions, notificacions i altres actuacions que es deriven de la utilització dels entorns informàtics de la Universitat d'Alacant.

Article 5. Supòsits exclosos

1.      El correu electrònic no ha de ser utilitzat per a la tramitació de procediments que puguen tenir transcendència jurídica o acadèmica. Els òrgans o unitats administratives destinatàries del correu el posaran en coneixement del remitent i el derivaran a la utilització dels canals adequats.

2.      El correu electrònic tampoc ha d'utilitzar-se per a aquelles relacions internes per mitjans electrònics que, per la seua naturalesa, hagen de fer-se per la plataforma de comunicació electrònica, tal com es regula en el títol següent.

Article 6. Deures de les persones usuàries

Tots les persones usuàries del servei de correu electrònic de la Universitat d'Alacant, tant en les relacions internes com externes, hauran de conèixer i respectar les Condicions d'ús del correu electrònic aprovades pel Consell de Govern.

Article 7. Llistes de distribució

1.     L'ús de les llistes de distribució es troba regulat en les Condicions d'ús de les llistes de distribució de la Universitat d'Alacant.

2.      Per a facilitar l'enviament de correus a tota la comunitat universitària o a un col·lectiu d'aquesta, la Universitat d'Alacant podrà fer ús de les llistes de distribució institucionals. Aquestes llistes seran administrades per l'Oficina de Comunicació, que serà l'encarregada de la difusió dels missatges.

3.      Altres membres de la comunitat universitària podran tenir accés a llistes de distribució per a finalitats concretes sempre que s'haja desenvolupat el procediment de sol·licitud corresponent davant la Delegació de Protecció de Dades, la Gerència i el Servei d'Informàtica.

TÍTOL III. Comunicació electrònica

Article 8. Ús de la plataforma de comunicació electrònica

La plataforma de comunicació electrònica s'utilitzarà per a l'enviament de correspondència interna entre òrgans i unitats administratives de la Universitat d'Alacant i entitats creades per la Universitat quan el caràcter formal d'aquesta correspondència requerisca deixar constància dels escrits o documents enviats o rebuts a l'efecte de control intern d'entrada i eixida de documents.

Article 9. Supòsits exclosos

Les persones físiques no poden utilitzar la plataforma de comunicacions per a la gestió o tramitació d'assumptes o expedients propis, i hauran d'utilitzar en aquests casos la instància electrònica genèrica o algun dels tràmits electrònics habilitats en la seu electrònica.

Article 10. Funcionament de la plataforma de comunicació electrònica

1.      La plataforma de comunicació electrònica és una utilitat integrada en UACloud i per a usar-la serà necessària la identificació prèvia.

2.      La plataforma disposa dels mecanismes necessaris perquè tant qui emeta com reba la comunicació puguen conèixer la data i l'hora de disposició i d'accés.

3.      La plataforma emet avisos automàtics de correu a la persona destinatària de la comunicació, que inclourà un enllaç a través del qual es pot accedir directament al contingut de la comunicació. L'accés a la comunicació també és possible des de la bústia de comunicacions a través dels menús del sistema, i es tindrà accés a totes les comunicacions que s'hagen rebut en el passat per aquest canal.

4.      En tractar-se d'una plataforma d'intercanvi de dades i documents en un entorn tancat de comunicació, el funcionament es regeix de conformitat amb les previsions d'aquest reglament i a l'article 44 de la Llei 40/2015, de règim jurídic del sector públic. La pràctica de la comunicació electrònica s'entendrà produïda quan s'accedisca al contingut, o si després de cinc dies naturals des de la posada a disposició no ha sigut oberta per la persona destinatària.

TÍTOL IV. Notificació electrònica

Article 11. Ús de la notificació electrònica

1.     La Universitat d'Alacant podrà usar mecanismes de notificació electrònica per a practicar notificacions administratives als col·lectius identificats en els apartats b, c i d de l'article 3.2 d'aquest reglament.

2.      La notificació electrònica a persones que no formen part de la comunitat universitària es farà utilitzant alguna de les bústies de notificació proporcionades per l'Administració General de l'Estat, l'Administració autonòmica, empreses d'abast nacional com l'adreça electrònica habilitada gestionada per Correus o bé el canal propi de la Universitat d'Alacant.

3.      La notificació electrònica a les persones integrants de la comunitat universitària es farà a través dels sistemes de la Universitat que es descriuen en l'article 13 d'aquest reglament.

Article 12. Requisits de la notificació electrònica

Els sistemes de notificació electrònica que s'utilitzen hauran de complir els requisits que establisca la legislació vigent per a la notificació electrònica, i en particular:

a.       Acreditar la data i l'hora en què es produeix la posada a disposició de la persona interessada de l'acte objecte de notificació.

b.      Possibilitar l'accés permanent de les persones interessades a l'adreça electrònica corresponent a través d'una seu electrònica o de qualsevol altra manera.

c.       Acreditar la data i l'hora d'accés al contingut.

d.     Tenir els mecanismes d'autenticació per a garantir-ne l'exclusivitat de l'ús i la identitat de l'usuari o la usuària.

Article 13. Notificació electrònica als membres de la comunitat universitària

1.      La Universitat desplegarà un sistema de notificació electrònica, associada als sistemes d'informació d'UACloud, que complisca els requisits que establisca la legislació vigent.

2.      El sistema de notificació serà accessible mitjançant el sistema d'identificació de UACloud.

3.      Quan hi haja una notificació pendent de lectura, la persona interessada rebrà un avís sempre que s'identifique en el sistema. Aquest avís permetrà accedir directament a la bústia de notificacions.

4.      L'usuari o la usuària també podran accedir a la bústia de notificacions a través dels menús del sistema, i tenir accés a totes les notificacions que haja rebut en el passat per aquest canal.

5.      El sistema permetrà deixar constància del moment en què es carrega la notificació, el moment en què l'usuari o la usuària reben l'avís i el moment en què s'accedeix al contingut de la notificació.

6.      La notificació es considerarà feta quan la persona usuària accedisca al contingut, o quan, sense haver-hi accedit, hagen transcorregut deu dies naturals des que va ser posada a disposició.

7.     D'acord amb el que preveu l'article 14.2e de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, el personal de les administracions públiques està obligat a relacionar-se amb la Universitat telemàticament i, per tant, a acceptar la notificació telemàtica en relació amb les actuacions que realitzen en la seua condició d'empleats públics.

8.      En exercici de la potestat que reconeix l'article 14.3 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, la Universitat estén l'obligació d'acceptar les comunicacions i notificacions electròniques a l'alumnat, qui disposa dels mitjans tècnics i els coneixements necessaris, com també, si escau, de l'assistència que li proporciona la Universitat.

Article 14. Notificació electrònica a empreses i entitats amb què es relacione la Universitat

Les persones jurídiques estan obligades, en virtut del que estableix l'article 14.2 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, a acceptar les notificacions de la Universitat per canals telemàtics.

Per a garantir l'efectivitat de les notificacions practicades per aquests mitjans, la Universitat oferirà a les entitats amb les quals es relacione un canal a través del qual facilitar les dades sobre la manera com prefereixen rebre els avisos de posada a disposició de les notificacions, segons les tecnologies que en cada moment es preferisquen.

Preferiblement, la designació del mitjà per a rebre els avisos es farà en el moment d'establir-se inicialment la relació amb la Universitat:

a)     En el cas de licitadors i proveïdors, en el moment de la presentació de les seues ofertes.

b)     En el cas d'entitats col·laboradores, en el moment de signar-se el conveni de col·laboració.

Disposició addicional primera. Amb la posada en marxa de la plataforma de comunicació electrònica, no procedirà l'ús del Registre General ni de llibres de registre o bases de dades de registres interns d'entrades i eixides de documents per a l'enviament de correspondència interna entre òrgans i unitats de la qual es vulga deixar constància.

Disposició addicional segona. Es mantenen vigents les següents normatives aprovades per la Universitat d'Alacant:

-          Condicions d'ús dels recursos informàtics i de comunicacions de la Universitat d'Alacant.

-          Condicions d'ús de les llistes de distribució de la Universitat d'Alacant

-          Condicions d'ús del correu electrònic.

-          Normativa de la Universitat d'Alacant per a la creació i ús de contrasenyes.

-          Normativa reguladora dels drets i obligacions de les persones usuàries de serveis i recursos informàtics de la Universitat d'Alacant.

La referència a aquestes normes contingudes en aquest reglament s'entendrà sempre feta a la que estiga vigent en relació amb la matèria o la temàtica si es modificara el títol de les referides normes.

Disposició derogatòria. Queden derogades les normes d'igual o inferior rang emanades del Consell de Govern que regulen, contradiguen o s'oposen a allò que  disposa aquest reglament.

En particular, queda derogat el Reglament de notificació electrònica de la Universitat d'Alacant, aprovat pel Consell de Govern el 26 d'octubre de 2016.

Disposició final. Una vegada aprovat pel Consell de Govern, aquest reglament entrarà en vigor en el termini d'un mes des de la publicació en el Butlletí Oficial de la Universitat d'Alacant.